Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

• * положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• * документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• * реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
• * Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным .

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно распорядительных документов

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его « обычных» полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500 000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договор (и сделка) может быть признан недействительным. В этом случае « объяснения» контрагента, что он не знал об ограничении полномочий руководителя предприятия, не будут приняты, так как устав предприятия является открытым документом. Ознакомиться с ним могут и должны фирмы и компании, намеревающиеся заключить контракт с предприятием .

К исключительной компетенции общего собрания участников предприятия относятся вопросы, которые не могут быть переданы в ведение руководителя. Например, Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ « Об акционерных обществах» (ст. 48 и 79) к исключительной компетенции общего собрания акционеров относит решения о совершении крупной сделки на сумму, которая составляет более чем 50 процентов балансовой стоимости активов общества. В связи с этим и устав акционерного общества не может предоставлять генеральному директору право на совершение такой сделки. Иначе это будет противоречить положениям Федерального закона « Об акционерных обществах» .

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т. п., подписанными или утвержденными руководителем. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать ссылку на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует. В противном случае представители сторонних организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это должностное лицо обладает необходимыми полномочиями .

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Унифицированные системы документации

ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Основные положения

Unified systems of documentation. Conferment of
legal force to documents on software and machinogramme
created by computers. General

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549 срок введения установлен с 01.07.87

ПЕРЕИЗДАНИЕ

Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1-88*, ГОСТ 6.10.3-83 , ГОСТ 8303-93 , ГОСТ 19768-93 , ГОСТ 20731-86 , ГОСТ 25465-95 , ГОСТ 25752-83 , ГОСТ 25764-83 , ОСТ 24.958.01-84 - ОСТ 24.958.74-84, Р 50-54-76-88, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.
______________
* Утратил силу на территории Российской Федерации.

1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.

1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-90* . Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
______________
ГОСТ Р 6.30-97** (здесь и далее).

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание "КОДЕКС".

1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.

1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

2. ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
__________________
* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-90 .


Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация.

2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)* для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
______________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

2.8. Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программые средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и ведомства.

3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация - создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация - создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации - пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

Реквизиты организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы		Гриф ограничения доступа к документу
Заголовок к тексту

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

	Заводской номер магнитной ленты	Серийный номер тома
			Выпуск продукции
			Реализация
			Транспортировка

Приложение: магнитная лента - 3.

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 год
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) -- автора документа;

наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер;

гриф утверждения документа;

текст; подпись;

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
• - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.

Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
• - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

• - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Придание электронному документу юридической силы

Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.

Но это положение так и остается проектом. На сегодняшний день для исследования в суде электронные документы должны быть преображены в письменную форму, т.е. распечатаны. Цитируя закон: ст. ст. 59 «Относимость доказательств», 60 «Допустимость доказательств», ст. 67 «Оценка доказательств» ГПК РФ Итак, юридическую силу электронному документу придают: — обязательные реквизиты; — подтверждение полномочий создателя; — подлинность и аутентичность.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.

Юридическая сила электронного документа

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Внимание

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание

• 1 От бумажного к электронному документообороту
  • 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
• 2 Защита корреспонденции
• 3 Частные случаи
• 4 Практические рекомендации
• 5 Что дальше?

От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.

С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Повышение уникальности

Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.

Электронные документы как доказательства

Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.

Носителем инфор-мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу-ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп-равленческого решения, его доведения до непосредствен-ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ-ленческим документам, — официальность, достовер-ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови-ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на-стоящее время бесспорность и обязательность докумен-та также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо-собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри-дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза-тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж-дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива-ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде-ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар-битражные акты, договорная документация, изначаль-но обладают юридической функцией, устанавливая, за-крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде-ляются юридической функцией в случае использова-ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен-ческой деятельности юридическая сила документа обес-печивает его официальность для работников, как дан-ной управленческой системы, так и всех иных струк-тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб-щаемое ему действующим законодательством, компетен-цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле-ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей ком-петенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Т.о., юридическая сила док-та опре-деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую-щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:

Наименование вида док-та;

Дата документа;

Рег. номер док-та;

Подпись;

Гриф утверждения;

Гриф согласования;

Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов .

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

Обязательные реквизиты;

Подтверждение полномочий создателя;

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

Федеральными законами:

ФЗ "Об инф-ции, инфор-матизации и защите инф-ции" . Он не только дает определения важ-нейших понятий в сфере инфор-мации, но и определяет цели за-щиты инф-ции, а также угро-зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен-тир-е как обязательное усло-вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае-мого с помощью автомат. информац. и теле-коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

В Законе РФ "О связи "воп-росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на-шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече-ние устойчивой и качественной работы связи является важней-шим условием развития обще-ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы-числительной техники составля-ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп-ления и распространения инфор-мации.

Закон РФ "О гос. тайне " ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про-блематике данной темы: о методах и ср-вах за-щиты секретной инф-ции; о гос. програм-мах и мероприятиях в области за-щиты гос. тайны.

Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля-ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро-ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под-систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос-новании результатов специаль-ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.

ФЗ «Об архи-вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар-х. ведомства лишь в самых об-ших чертах касаются вопросов при-ема на хранение, обеспечения сохран-ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис-пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве-домствами самостоятельно.

Создание электрон. правитель-ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.

Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами :

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы.

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.

Для электронных сообщений - ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.

Электронный документ должен содержать:

Регистрационный номер;

Регистрационную дату;

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

Наименование организации - создателя документа;

Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

Подлинность и аутентичность

Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).