Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция заведующего архивом
______________________________________________
» » ______________ 20__г. N_________
_________________________ и в соответствии с
1. Общие положения
1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не
менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от
нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
1.4. Заведующий архивом должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы
архива;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую
систему их классификации;
— структуру предприятия;
— правила хранения бланков строгой отчетности;
— основы организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
— положением об архиве предприятия;
— настоящей должностной инструкцией;
— _________________________________________________________________.
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ________________
(руководителю
________________________________________________________________________.
предприятия; иному должностному лицу)
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск,
болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а
при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом руководителя
предприятия.
1.9. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на
предприятии.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием,
регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата,
облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи,
картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические
справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета
поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия
о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов,
законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных
документов, формированию документов и дела постоянного и временного
хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи
документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении
документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов,
своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива
условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и
количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в
документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по
ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков,
канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу
обязанностей.
2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой
отчетности.
2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность
производственных помещений, наличие и исправность противопожарных
средств.
2.17. _____________________________________________________________.
3. Права
Заведующий архивом вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей
структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у
руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые
информацию и документы.
3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему
работников.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:
— о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных
ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои
должностные обязанности;
— о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых
обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему
работников.
3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по
вопросам работы архива.
— _________________________________________________________________.
4. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
(наименование,
номер и дата документа)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
заведующего техническим архивом
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Заведующий техническим архивом относится к категории
руководителей.
1.2. На должность заведующего техническим архивом назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего техническим архивом и
освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по
представлению __________________________________________________________.
1.4. Заведующий техническим архивом должен знать:
— руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу
архивов учреждений (организаций);
— действующую систему классификации материалов и технической
документации;
— государственные стандарты на техническую документацию;
— положения, инструкции и другие нормативные документы по
архивоведению;
— порядок оформления и методы восстановления технических документов;
— основы делопроизводства;
— основы экономики, организации труда и производства;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда;
— _________________________________________________________________.
1.5. Заведующий техническим архивом подчиняется непосредственно
________________________________________________________________________.
1.6. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Заведующий техническим архивом:
2.1. Организует работу технического архива, прием, регистрацию,
систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов,
микрофильмов и других документальных материалов и технической
документации, связанных с проведением возложенных на учреждение
(организацию) исследований, выполнением разработок, а также
использованием их результатов в производстве.
2.2. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в
архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и
правильностью их оформления.
2.3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов,
не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными
документами.
2.4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов,
картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и
изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
2.5.Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения
(организации) в правильном формировании и оформлении дел, а также
систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.
2.6. Организует подбор и выдачу сотрудникам учреждения документов,
подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива,
а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов, их
сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
2.8. Руководит работниками технического архива.
2.9. ______________________________________________________________.
3. Права
Заведующий техническим архивом вправе:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения
(организации), касающимися деятельности технического архива.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им
должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
деятельности технического архива.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных)
структурных подразделений учреждения (организации).
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения о поощрении
отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей
производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя учреждения (организации) оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.8. ______________________________________________________________.
4. Ответственность
Заведующий техническим архивом несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
I. Общие положения
1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
(руководитель предприятия, организации, учреждения) |
||||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|||||||
00.00.0000 |
№ 00 |
(подпись) |
(Ф.И.О.) |
||||
Структурное подразделение: |
Архив |
||||||
Должность: |
Заведующий архивом |
||||||
00.00.0000 |
|||||||
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом.
Заведующий архивом относится к категории руководителей.
Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
Взаимоотношения по должности:
1.4.1 |
Прямое подчинение |
директору предприятия |
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
работникам архива |
1.4.4 |
Работника замещает |
заместитель |
1.4.5 |
Работник замещает |
2.1. |
Образование |
среднее профессиональное |
2.2. |
опыт работы |
стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. |
2.3. |
знания |
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива. Единую государственную систему делопроизводства. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации. Структуру предприятия. Правила хранения бланков строгой отчетности. Основы организации производства, труда и управления. Законодательство о труде. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда. |
2.4. |
навыки |
|
2.5. |
дополнительные требования |
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии, архиве, Должностная инструкциязаведующего архивом, Правила внутреннего трудового распорядка.
4.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
4.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
4.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
4.5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
4.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
4.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
4.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
4.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
4.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
4.11. Составляет установленную отчетность.
4.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
4.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
4.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
Заведующий архивом вправе:
5.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
5.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
5.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
I. Общие положения
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________.
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
4.7. Основы организации производства, труда и управления.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. В своей деятельности заведующая архивом руководствуется:
5.1. Положением об архиве предприятия.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ____________________ (директору предприятия;иному должностному лицу)
7. Заведующая архивом осуществляет руководство работниками архива.
8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности заведующего архивом
Заведующая архивом:
1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
III. Права заведующего архивом
Заведующая архивом вправе:
1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
IV. Ответственность заведующего архивом
Заведующая архивом несет ответственность:
Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ______________________________.
Вариант № 2
Должностная инструкция заведующая архивом
I. Общие положения
1. Заведующая архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующая архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
3. Назначение на должность заведующая архивом и освобождение от нее производится приказом директора организации по представлению _________.
4. Заведующая архивом должен знать:
4.1. Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организации).
4.2. Действующую систему классификации материалов и технической документации.
4.3. Государственные стандарты на техническую документацию.
4.4. Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению.
4.5. Порядок оформления и методы восстановления технических документов.
4.6. Основы делопроизводства.
4.7. Основы экономики, организации труда и организации производства.
4.8. Основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.
5. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ___________________.
II. Должностные обязанности заведующая архивом
Заведующая архивом:
1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.
2. Осуществляет систематический контроль над своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления.
3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.
4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
5. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль над своевременной сдачей их в архив.
6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
7. Осуществляет контроль над состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
8. Руководит работниками технического архива.
III. Права заведующая архивом
Заведующая архивом имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности технического архива.
2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности технического архива.
4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность заведующая архивом
Заведующая архивом:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ___________________________.
Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не
менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от
нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
1.4. Заведующий архивом должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы
архива;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую
систему их классификации;
- структуру предприятия;
- правила хранения бланков строгой отчетности;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;
1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
- положением об архиве предприятия;
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________________________________________________________.
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ________________
(руководителю
________________________________________________________________________.
предприятия; иному должностному лицу)
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск,
болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а
при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя
предприятия.
1.9. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на
предприятии.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием,
регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата,
облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи,
картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические
справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета
поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия
о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов,
законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных
документов, формированию документов и дела постоянного и временного
хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи
документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении
документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов,
своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива
условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и
количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в
документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по
ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков,
канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу
обязанностей.
2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой
отчетности.
2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность
производственных помещений, наличие и исправность противопожарных
средств.
2.17. _____________________________________________________________.
3. Права
Заведующий архивом вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей
структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у
руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые
информацию и документы.
3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему
работников.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:
- о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных
ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои
должностные обязанности;
- о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых
обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему
работников.
3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по
вопросам работы архива.
- _________________________________________________________________.
4. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)