Работники приносят в организацию копии документов (свидетельство о рождении детей, СНИЛС, паспорт и др) должны ли эти копии быть заверены представителем организации? если да, то кто должен заверить?

Нет, не нужно. Законодательство не требует заверять копии документов сотрудника (свидетельство о рождении детей, СНИЛС, паспорт и др.). Вместе с тем для того, чтобы придать копии документов юридическую силу, можно их заверить. Заверять документы от имени организации должен директор. Но он может выдать доверенность на право подписи копий документов другому сотруднику.

Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Законодательство не требует заверять копии документов, которые хранятся в личном деле сотрудника. Например, в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности, госслужащих, для которых формирование таких дел является обязательным, использована формулировка именно «копии документов», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно. Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий документы, особенно представленные сотрудником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело заверенные копии. Заверенная копия укажет, в частности, на дату ее оформления и сориентирует в актуальности при дальнейшем использовании. Ведь в документ со временем могут вносить изменения, например в трудовую книжку, или он может и вовсе утратить актуальность, например паспорт, который сотрудник может переоформить при наступлении определенного возраста.

Заверяя копии документов, соблюдайте правила оформления, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Справки даем. Москва и Подмосковье

Заверить копии документов для «встречки» может любой сотрудник

Ярослав Ведагор, эксперт «УНП»

«…В компанию пришло требование по встречной проверке. Объем запрошенных документов очень большой, и директор хочет выдать доверенность на право подписи копий документов другому сотруднику. Какие реквизиты должна содержать такая доверенность и необходимо ли ее нотариально заверить?..»

- Из письма главного бухгалтера Марины Никитинской, г. Москва

Марина, заверять такую доверенность у нотариуса не требуется. Достаточно, чтобы директор поставил в ней подпись и печать (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Реквизиты стандартные. Это полное наименование компании, ИНН, КПП и адрес, Ф. И. О. и паспортные данные «физика», дата выдачи доверенности и срок ее действия. А главное - чтобы из содержания доверенности однозначно следовало, что работник вправе заверять копии документов, представляемые в рамках «встречки».

Добавим, что при заверении копий на каждой из них не требуется ставить реквизиты доверенности. Достаточно, чтобы сотрудник расписался у фразы «копия верна». А доверенность представить вместе с сопроводительным письмом и описью.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА

В связи с обращением о возможности свидетельствования нотариусами верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования сообщаю.

В соответствии с "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (статья 7) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее - страховое свидетельство) выдается Пенсионным фондом Российской Федерации и его территориальными органами каждому лицу, на которого распространяется обязательное пенсионное страхование (далее - застрахованное лицо). Страховое свидетельство содержит соответствующие анкетные данные застрахованного лица и страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В целях реализации законодательства об обязательном пенсионном страховании Пенсионный Фонд Российской Федерации утвердил форму страхового свидетельства, в которую включены определенные указанным федеральным законом сведения о застрахованном лице (форма АДИ-7 Форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденных постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31.07.2006 N 192п). Для бланка страхового свидетельства в целях предотвращения его подделки предусмотрено применение защиты полиграфической продукции уровня "B" (пункт 4.1 указанного постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации).

В соответствии со статьей 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы) нотариус свидетельствует верность копий документов, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами. При этом Основы (часть первая статьи 77) определили условие для совершения рассматриваемого нотариального действия - отсутствие в документах, с которых свидетельствуется верность копии, противоречия законодательным актам Российской Федерации. Согласно общим требованиям к документам, представляемым для совершения нотариальных действий (статья 45 Основ), для свидетельствования верности копий нотариусом не могут быть приняты документы, исполненные карандашом, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления. Иных ограничений для совершения данного нотариального действия или дополнительных требований к документам, представляемым для нотариального свидетельствования верности копий, законодательство не содержит.

На основании изложенного представляется возможным свидетельствование верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, поскольку форма страхового свидетельства соответствует требованиям, определенным Федеральным законом "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". При несоответствии страхового свидетельства форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, или при наличии достаточных оснований полагать, что свидетельство подделано, нотариус отказывает в свидетельствовании верности его копии (статья 48 Основ).

Кроме того, Федеральная нотариальная палата полагает необходимым отметить следующее.

Нотариально засвидетельствованная копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования необходима для представления в негосударственный пенсионный фонд, осуществляющий единовременную выплату средств пенсионных накоплений застрахованному лицу (пункты 4 - 5 Правил единовременной выплаты негосударственным пенсионным фондом, осуществляющим обязательное пенсионное страхование, средств пенсионных накоплений застрахованным лицам, утвержденных , далее - Правила).

При этом следует учитывать, что указанная единовременная выплата отнесена "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (подпункт 4 пункта 1 статьи 9) к обязательному страховому обеспечению по обязательному пенсионному страхованию, осуществляемому в качестве страховщика негосударственным пенсионным фондом в случае, когда застрахованное лицо передало свои пенсионные накопления в такой пенсионный фонд ( "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

В соответствии с "О порядке финансирования выплат за счет средств пенсионных накоплений" (пункт 2 статьи 4) порядок осуществления единовременной выплаты определяется Правительством Российской Федерации. Негосударственные пенсионные фонды, осуществляющие деятельность в качестве страховщика по обязательному пенсионному страхованию, при осуществлении единовременных выплат средств пенсионных накоплений застрахованным лицам обязаны руководствоваться установленными Правительством Российской Федерации правилами для проведения таких выплат. В соответствии с пунктом 8 Правил, негосударственный пенсионный фонд обязан возвратить без рассмотрения полученное по почте заявление застрахованного лица о единовременной выплате, если не соблюдены требования о нотариальном засвидетельствовании копий документов, прилагаемых к такому заявлению, в том числе, если комплект документов не содержит нотариально засвидетельствованную копию страхового свидетельства.

Учитывая изложенное, просим обратить внимание на то, что неправомерный отказ нотариусов в свидетельствовании верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования может привести к нарушению прав граждан на обязательное пенсионное обеспечение.

Президент палаты
М.И.САЗОНОВА

Кредиты и займы - это то, что в последнее время очень сильно нужно многим гражданам. Правда, данный процесс сопровождается сбором довольно большого списка разнообразных бумаг. Некоторые задаются вопросом: а можно ли взять кредит по копии паспорта или при наличии ксерокопий других документов? И если такая возможность есть, то как и где воплощать задумку в жизнь? Обо всем этом предстоит поговорить далее. На самом деле данный вопрос играет важную роль для многих заемщиков.

Что нужно

Для начала придется выяснить, какие именно документы в принципе нужны для получения займа. Ведь только тогда имеет (или не имеет) смысл делать копии. Бумажной волокиты с данным процессом более чем достаточно. Так что если вы задумались, можно ли по копии паспорта взять кредит, для начала выясните, какой перечень бумаг потребуется предъявить в банк для обращения за услугами.

Ничего трудного для запоминания тут нет. Во-первых, вы должны предъявить любой Обычно это паспорт гражданина РФ. Если его нет, не беда, но многие банки отказывают в выдаче займа. Во-вторых, потребуется письменное заявление на выдачу кредита, а также справки о ваших доходах (2-НДФЛ, трудовая книжка, 3-НДФЛ, выписки счетов, договоры на оказание услуг). В-третьих, у вас попросят ИНН, СНИЛС и военный билет (для мужчин до 27 лет). Дополнительно требуется свидетельство о браке/разводе, рождении детей, (если есть). Как только вы соберете полный пакет документов, обратитесь с ними в банк для получения займа.

Копии

Что теперь? Нередко люди задаются вопросом: а можно ли взять кредит по копии паспорта и ИНН? Это вполне нормальный интерес, который проявляется большинством граждан. Ведь не всегда есть возможность представления оригинала документа.

В принципе, нетрудно догадаться, что сама по себе копия любого документа не имеет вообще никакой юридической силы. Может быть, это подделка. Просто бумажка, на которой что-то написано. Поэтому, если вы заинтересовались, можно ли взять кредит по копии паспорта и СНИЛС, ответить следует вполне однозначно: нет, нельзя. Ведь не исключено, что вы мошенник. Главную роль тут играет тот факт, что копии документов сами по себе не имеют никакой юридической силы. А значит, использовать при осуществлении тех или иных сделок их не получится. Разве что сотрудник банка сам снимет с оригинала копию, а затем приложит ее к полному пакету документов. Но при этом подлинник все равно используется!

Заверение

Но на этом решение нашего вопроса не заканчивается. Ни для кого не секрет, что любую копию можно заверить нотариально. И тогда она будет иметь хоть какую-то силу. Очень часто так поступают, когда не могут или не хотят предъявлять оригиналы документов при обращении в те или иные инстанции.

А можно ли взять кредит по копии паспорта, которая была заверена нотариусом? Честно признаться, вопрос спорный. Если действовать в рамках закона, то можно опять ответить вполне однозначно: нет. При или займа вы в обязательном порядке должны предъявить только оригиналы ваших документов. Тем более паспорта, ИНН и СНИЛ, а также это касается справок о доходах.

Таким образом, даже при наличии у вас заверенной ксерокопии шансы на получение услуги от банка почти равны нулю. И это правильно. Ведь фактически нотариус просто подтверждает, что копия действительна. Он не может удостоверить инстанции в том, что перед ним изначально был оригинальный документ. Так что не удивляйтесь.

Практика

Но все мы живем в современном мире. И в России далеко не всегда все делается по закону. Поэтому иногда, интересуясь, можно ли взять кредит по копии паспорта, вам удастся получить положительный ответ. По закону, как уже было сказано, такой возможности нет и не будет. Во всяком случае, никаких поправок в законодательство, наделяющих копии юридической силой, не разрабатывается.

А вот на практике бывают исключения. Да, в крупных банках с копиями любых документов делать нечего - ни одна добросовестная компания не возьмет на себя такую большую ответственность. Поэтому тут уже как повезет - кто-то идет на уступки и работает с ксерокопиями, а кто-то нет. Чаще всего, конечно же, вы рискуете получить отказ, но и на одобрение вашего заявления тоже можно понадеяться. Ведь не просто же так многие без оригиналов умудряются получить кредит или заем.

Куда податься

Что же делать, чтобы иметь больше шансов на успех в нашем сегодняшнем вопросе? Можно ли по копии паспорта взять кредит? Мы уже выяснили, что, в принципе, такая перспектива имеется. Хоть и не на постоянной основе и не во всех случаях. Тем не менее существует совет, который поможет вам в решении поставленной задачи.

Если вы хотите получить положительный ответ на вопрос о том, можно ли взять кредит по копии паспорта и других документов, не обращайтесь за услугой в крупные организации и банки. Подойдут для этой цели или частные компании, или финансовые объединения типа микрозаймов (например, "Быстроденьги"). Такие сообщества чаще всего не слишком заостряют внимание на документах. Правда, существует вероятность возникновения у вас проблем в будущем, например при выплатах. Это придется учесть.

Помните: в крупных банках с копиями документов делать нечего. Вы можете приложить их к заявлению, но оригиналы все равно от вас потребуют в обязательном порядке. Если вам нужно произвести замену той или иной бумаги, сначала сделайте это. А только потом уже оформляйте заем.

Мошенники

Чаще всего нашим сегодняшним вопросом заинтересованы мошенники. Они постоянно думают, можно ли взять кредит по копии паспорта другого человека. Вообще, как мы уже убедились, ответить однозначно не получится. В принципе, можно, но очень трудно воплотить задумку в жизнь.

Тем не менее, если обратиться в правильную организацию, вам и по копии деньги дадут. Отсюда и появился новый способ мошенничества. Все чаще и чаще граждане обнаруживают, что на них "вешают" займы, которые потом нужно возвращать. На практике обычно это или микрозаем или просто не слишком большие суммы. Если вы заметили, что стали жертвой подобного мошенничества, стоит сразу же обращаться за помощью в милицию. Постарайтесь вспомнить, куда вы ходили с ксерокопиями вашего паспорта, это поможет поймать преступников.

, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» , для выдачи работника мст. 62 ТК РФ , участника мп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35 , п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• <или> нотариус;
• <или> сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган еподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи иподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727 ; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан »Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 ; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009 ; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04 ; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе рп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит ыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X ; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010 ; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33 .

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ьп. 3 Указа № 9779-X ; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• <или> отдельно заверить каждый лист копии;
• <или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн аПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк истатьи 93 , 93.1 НК РФ , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито вприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :

• заверительную надпись;
• подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
• печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередк ип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 . В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани еп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе тст. 91 Закона об АО .

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.