Оцифровка документов – это перевод документов в цифровой вид. Оцифровывать можно чертежи, тексты и книги. Деятельность любого среднестатистического офиса или учреждения, рано или поздно приводит к образованию в его стенах огромного количества документов. Документы хранятся на полках и в ящиках рабочих столов. Они занимают огромное пространство в офисных шкафах и на столах сотрудников офиса. Горы документации, в которой очень трудно разобраться, и почти невозможно оперативно найти тот или иной документ. Для того чтобы офис не превращался в архивное хранилище документов, а его сотрудники могли оперативно работать с любой необходимой документацией, нужно произвести оцифровку всех имеющихся на фирме документов и перенести их из бумажного в электронный вид, воспользовавшись услугами по сканированию и распознаванию документов. Электронные документы значительно легче обрабатывать и хранить. Они не занимают много места в офисе. Их нельзя потерять или повредить, да и найти документ в оцифрованном электроном архиве, где все систематизировано и разложено по пачкам куда легче, чем в огромной стопке бумаг хранящихся в офисном шкафу. Удобны для использования оцифрованные документы и в том случае, когда сотрудник фирмы отправляется в командировку или на переговоры. Маленькая флешка в кармане способна вместить в себя весь архив документов фирмы, и даст ему возможность при необходимости оперативно найти любой нужный документ. Использовать оцифрованные документы очень удобно и практично, при этом услуги по оцифровке документов достаточно не дорогие и доступны не только крупным корпорациям, но и небольшим фирмам и бюджетным организациям.

Оцифровка чертежей

Оцифровка чертежей или как её ещё называют векторизация, позволяет перенести технические и архитектурные чертежи из бумажного формата в формат электронный. Услуги оцифровки чертежей позволяют значительно упростить и систематизировать систему архивного хранения конструкторской документации, и являются весьма актуальными как для промышленных предприятий и научных институтов, так и для архитектурных и конструкторских бюро, частных архитекторов, студентов, и всех кто по специфике своей работы или учебы работает с чертежами. Как правило, главной проблемой архивирования конструкторской документации, является поиск нужного чертежа, условия, при которых чертеж, нанесенный на ватман, должен храниться и его громоздкость. Оцифровка чертежей позволяет эффективно решить эти проблемы. Когда чертеж благодаря оцифровке переносится с бумажного носителя в электронный формат, для его хранения не нужно иметь больших архивных площадей, а достаточно лишь небольшого свободного объема на жестком диске компьютера или любого другого электронного носителя. При этом достаточно единожды систематизировать содержание архива, разложив оцифрованные чертежи по тематическим папкам и впоследствии легко находить любой необходимый чертеж. Чертежи, хранящиеся в электронном архиве не подвержены механическому воздействию, или воздействию любых других природных сил и стихий. Их невозможно промочить, порвать или потерять, а благодаря системе резервного копирования, можно на сто процентов обезопасить себя от их утраты или потери. Работать с оцифрованными чертежами намного проще, нежели с их бумажными аналогами. Куда удобней перевозить с собой лазерный диск, на котором у вас всегда есть доступ ко всему архиву, нежели объемы больших бумаг и неудобные чертежи. Да и показать чертеж заказчику, куда удобней на мониторе компьютера или ноутбука, а, не разворачивая многометровые ватманы на его столе. Не говоря уже о том, что оцифрованный чертеж можно просто отправить по электронной почте, при этом сэкономив и свое время и время того, кому этот чертеж предназначался. Сегодня услуги по оцифровке чертежей предоставляют многие компании, и мы рады констатировать тот факт, что наша компания является одним из лидеров в области оцифровке документов. На сегодняшний день мы обладаем всем необходимым оборудованием и программами, позволяющими обеспечить оцифровку любого чертежа с полным детализированным сохранением его качества.

Оцифровка текстов

Оцифровка текстов - метод перевода печатного текста с бумажного носителя в электронный формат. Оцифровка текстов незаменима в качестве удобного инструмента для создания электронных архивов и в качестве инструмента для перевода в электронный формат книг и учебников. Теперь любителям литературного слова, не обязательно просиживать часами в библиотеках или же носить собой тяжелую и неудобную книгу. Достаточно иметь электронный планшет, который легко поместится в кармане или сумочке, и читать любую художественную или справочную литературу.

Оцифровка книг

Оцифровка текста позволяет перенести в цифровой формат книгу любого объема. Это очень удобно и практично. Помимо удобства использования, стоит сказать и о явной экономической выгоде. Далеко не всегда вы можете купить для себя тот или иной учебник или книгу, и в тоже время вы можете взять ее на время в библиотеке или у знакомого, и благодаря услуге оцифровки, стать владельцем электронной версии, потратив для этого значительно меньше денег, нежели при покупке книги. Оцифровка книг значительно упростила и процесс хранения редких манускриптов и книг, имеющих историческую ценность. Ведь бумага не вечна, а вот электронная версия печатного слова действительно сможет храниться тысячелетиями и никогда не потеряет своего первозданного содержания, в точности сохранив для потомков не только текст, но и иллюстрации.

Большинство архивных компаний в наше время предлагает такую услугу, как оцифровка документов. Спрос на нее связан с тем, что деятельность практически всех организаций сложно представить без электронного архива, который является удобным и практичным, позволяя получить быстрый и простой доступ к документам. Переход к такому виду архивов будет оправдан в случае, когда возникают проблемы с хранением рабочих бумаг: отсутствие свободного места, необходимость соблюдения правил и качества хранения и пр.

Этапы создания базы данных и электронных архивов

Такую процедуру, как оцифровка документов, производят в несколько этапов.

1. Подготовка рабочих бумаг к сканированию:

• техническая (физическая) подготовка. Заключается в разброшюровке, изъятии скоб, скрепок и т.д.;
• систематизация материалов. Предполагает работу с содержанием: выбор хронологии, структуры, вида документов.

2. Оцифровка документов. На данном этапе производится следующий комплекс мероприятий:

• выбор технических параметров сканирования (разрешение);
• подбор формата сохранения результатов (в виде картинок, файлов с возможностью редактирования документа);
• тип сканирования (поточное или планшетное).

3. Обработка полученной информации. Иногда оцифрованные бумаги с неудовлетворительным качеством «исходника» нуждаются в дополнительной обработке (корректировке блеклости, цветности и др.).

Минимальный объем документов для оцифровки - 5 000 страниц

Оцифровка документов: тонкости и нюансы

Для преобразования бумажных архивных документов в электронные используют специальное оборудование: чаще всего применяют различные виды сканеров (промышленные, широкоформатные, планетарные, книжные).

После оцифровки нужно осуществить сверку полученных документов на соответствие с оригиналами. Это важный и трудоемкий этап процедуры, потому что некоторые документы могут иметь различные загибы, повреждения или стертости, которые не в состоянии распознать компьютерные программы. Особенного внимания заслуживает конструкторская документация, содержащая множество специальных символов и знаков.

Услуги по оцифровке документов

Ввиду того, что данная процедура требует повышенного внимания и высокого качества исполнения, ее должны выполнять высококвалифицированные специалисты, которые имеют соответствующий опыт работы и реализовали уже не один проект.

Для нашей компании оцифровка документов является профильной услугой: мы работаем с документами любых объемов, оказываем услуги крупным компаниям и мелким организациям, при этом сохраняем полную конфиденциальность.

SCAN: Технологии

Что такое оцифровка?

02.10.2015, Пт, 14:05, Мск 2707

Сканирование, ретроконверсия и сопутствующие услуги. Обзор технологий перевода документов в электронный вид.

Существует несколько вариантов организации процессов оцифровки. Они могут производиться самостоятельно или с аутсорсингом услуг, с вывозом документов или выполнением работ на своей территории. При оцифровке могут применяться офисные, профессиональные документные или планетарные сканеры. Данные могут извлекаться в ручном, полуавтоматическом или автоматическом режимах, с проведением предварительной архивной обработки бумажных документов или классификацией информации уже в электронном виде и т.д.

Какой путь выбрать?

Решение зависит от конкретной задачи, потому что каждое из вышеупомянутых «или» определяет качество получаемого результата и стоимость работ. Например, извечен вопрос сшитых документов: выгодней медленно отсканировать в сшитом состоянии или потратиться на расшивку, зато быстро оцифровать на документных сканерах?

Самый простой способ выбрать наиболее подходящий для вас путь – обратиться за экспертизой к специализирующейся на оцифровке организации. Заинтересованные в работах, крупные компании проведут обследование бесплатно, и за вас определят оптимальный подход. Не пренебрегайте этой возможностью и не ждите склонения к заказу услуг: большинство этих компаний также заинтересованы в поставке оборудования и ПО для самостоятельной оцифровки.

Сколько документов нужно сканировать?

Определяющий параметр – объем документов.

Определяющий параметр – объем документов. Для ежедневного сканирования небольших пачек расшитых документов (например, первичной бухгалтерии) подойдет обычный офисный сканер, выдерживающий нагрузку в несколько тысяч страниц в день. Нужно лишь дополнить его удобной программой для индексирования.

Для регулярного сканирования больших объемов необходимо профессиональное оборудование. Это – промышленные сканеры, которые стоят немалых денег (подобное оборудование используют ФНС, ФТС, крупные банки). Поэтому менее дорогой альтернативой может стать рамочное соглашение на оказание периодических услуг оцифровки.

Перевод в электронный вид больших ретроспективных массивов своими силами экономически не обоснован: помимо закупки оборудования и обучения сотрудников, потребуются значительные трудовые и временные затраты. Однозначно эффективнее заказывать услугу, так как крупная компания может выделить большой штат и решить задачу оперативно.

Где сканировать документы?

Определяющий параметр – востребованность сканируемых документов. Влияет ли на деятельность организации изъятие документов на время сканирования? Особенно это критично при оцифровке документов, к которым регулярно обращаются сотрудники, либо которые могут быть внезапно запрошены контролирующим органом, а также для устранения связанных с документами ЧП. Примеры: финансовые и кадровые документы, техническая и эксплуатационная документация, книги ЗАГС и другие отраслевые фонды.

Участок сканирования, организованный в помещениях компании-заказчика услуг.

Если необходимо оцифровать их достаточно быстро, то традиционным подходом является заказ услуг с выездом бригады сканирования на вашу территорию. Зачастую это оказывается дешевле, чем доставлять документы на производство исполнителя и обратно, но все определяет территориальная удаленность. Регламент выездных работ подразумевает сканирование выданного дела в течение одного-двух рабочих дней, без длительного изъятия из рабочего процесса.

Расшивать ли документы?

Определяющие параметры: состояние документов и возможность расшивки. Если есть такая возможность, и бумага пригодна для протяжки документным сканером, то следует расшивать. Дело в том, что сканирование сшитых документов на планетарном (книжном) сканере в несколько десятков раз медленнее потоковой оцифровки. Пропорционально увеличиваются время работ и стоимость труда. Сканирование на документных сканерах, даже с учетом расшивки, оперативнее и дешевле.

Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю.

Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю: если выбрана авторитетная компания, опасаться утраты документов не стоит. Наоборот, жесткая регламентация всех процессов и качественные материалы позволяют компаниям застраховаться от дополнительных финансовых потерь и ущерба имиджу. Этому подходу доверяют даже российские суды: при организации сканирования обычно внутренним приказом разрешается расшивка и последующая сшивка судебных дел.

К слову, крупные компании параллельно могут провести профессиональную архивную обработку: во-первых, часть работ итак выполняется при подготовке к сканированию, во-вторых, архивная обработка помогает выявить невостребованные документы и сократить объемы сканируемых массивов, что может снизить стоимость работ.

Какое качество выбрать?

Сегодня высококачественно можно отсканировать любой объект: от маленькой библиотечной карточки до карт формата 8А0 и театральных декораций.

Определяющие параметры: вид документа и объем получаемого ресурса в электронной форме. Сегодня сканирующее оборудование позволяет получать образы с разрешением от 200 до 1200 точек на дюйм (dpi). Для художественных произведений обычно применяется разрешение 400–600 dpi, позволяющее создавать высококачественные репродукции. Более высокое качество используется только при необходимости увеличения изображения и детализации мелких предметов, например, монет.

Детализированные и неконтрастные чертежи, часто выполненные на кальке и синьке, нуждаются в сканировании с разрешением 300-400 точек на дюйм и дополнительной обработке изображений в графических редакторах. Остальные документы обычно сканируются с разрешением 300 dpi, достаточным для распечатки копий без потери качества. Необходимая обрезка изображений, геометрическое исправление, цветокоррекция, конвертация в форматы pdf, tiff, jpegи др. может проводиться в полностью автоматическом режиме программами, встроенными в сканирующее оборудование или поставляемыми вместе с ним.

В большинстве случаев используется цветной режим съемки. Это нужно для всех документов, в которые вносились исправления или ставились печати поверх текста, для удостоверения того, что электронная копия снималась с оригинала документа с печатью и подписью, а также для читаемости угасающих текстов и передачи уникальных особенностей оригинала. Необходимость цветного сканирования художественных произведений не обсуждается. Режим «градации серого» применяется лишь в некоторых случаях: когда документы не содержат цветных атрибутов, либо когда необходимо сократить объем получаемого электронного ресурса.

Сканирование может осуществляться самостоятельно. Главной задачей становится обучение сотрудников правильной работе со сложной техникой, так как качество получаемых изображений важно для последующего индексирования: плохо отсканированный документ, тени, засветка и другие дефекты на электронном образе могут сделать нечитаемой важную информацию. Это не позволит применить технологии автоматического извлечения данных и может привести к ошибкам в индексировании. Загрузка ошибочных данных в некоторые системы (государственные реестры, бухгалтерские учетные системы) не позволительна.

Индексирование

Простое сканирование применяется редко, поскольку при последующей работе искать информацию в наборе графических файлов будет лишь немногим проще перелистывания бумаги. Для возможности поиска необходимо выделить в документе несколько атрибутов (индексных полей).

Сотрудники, задействованные в массовом индексировании документов методом ручного ввода.

Выделенные атрибуты можно внести в имя файла. Такая практика сложилась в российских судах: для того чтобы оператор сканирования не имел доступа к внутренним системам суда, при оцифровке все необходимые реквизиты вносятся в имя файла. В последующем эти реквизиты распознаются системой судопроизводства при загрузке каждого документа по отдельности.

Но обычно оцифрованные документы загружаются в информационную систему группой, что требует создания базы данных. Так, если необходимо прикрепить документ к уже существующей карточке в учетной системе, бывает достаточно извлечь пару однозначно определяющих его реквизитов – обычно номер и дату.

Если же нужно сформировать поисковую базу на основании самих документов, то объем извлекаемых данных определяется задачей: от пары реквизитов для поиска файла в электронном архиве до переноса всей значимой информации в аналитическую БД (ФИО, адресов, ИНН, КПП, дат, номеров документов-приложений и т.д.).

Свои правила индексирования применяются в музеях, библиотеках и архивах при оцифровке единиц хранения и учетных документов. Отдельным направлением услуг также является векторизация, которая применяется, в частности, при оцифровке каротажных лент (автоматическая) и чертежей (ручная отрисовка в CAD-системах).

Сколько данных извлекать?Ответ на этот вопрос также лучше получить, воспользовавшись экспертизой, так как количество извлекаемых реквизитов зависит от функциональной задачи и в значительной мере определяет стоимость оцифровки. В некоторых случаях можно ограничиться подборками документов, когда электронные образы объединяются под эгидой основного документа (например, договора или реестра счетов). В других необходимо извлечение всех содержащихся в документе данных для заполнения карточки информационной системы.

Примеры извлекаемых данных

Анализ размещенных на портале zakupki.gov.ru заказов компаний с государственным участием и госучреждений (44-ФЗ, 223-ФЗ), показывает, что:

– Для привязки электронных копий ОРД к системе электронного документооборота достаточно номера, даты и типа документа.

– Сканирование финансовой документации часто сопровождается извлечением номера, даты, наименований и реквизитов плательщиков, сумм.

– Оцифровка архивных документов муниципалитетов (постановления администраций, горисполкомов, сельсоветов и т.д.) в целях оказания услуг и инвентаризации объектов земельно-имущественных отношений требует извлечения номера и даты документа, всех встречаемых ФИО и адресов. Причем адреса необходимо сопоставлять с текущими справочниками КЛАДР/ФИАС.

– Оцифровка документов Архивного фонда РФ сопровождается строгим заполнением НСА и описанием фондов в соответствии с архивным законодательством.

– Индексирование описей и реестров подразумевает распознаванием всех порядковых записей.

– Для работы с чертежами в электронном виде необходимо извлечь практически все поля штампа.

– Сканирование составных дел требует не только извлечения реквизита каждого документа, но и установления взаимосвязей. Наиболее сложен случай конструкторской документации, где формируемая база данных обладает многоуровневой иерархией и связями документов.

У вас начались серьезные проблемы с хранением бумажных документов? Полки ломятся от нелепо раздувшихся папок, и вы по три часа ищите нужную бумажку? Тогда пришло время заняться оцифровкой документов, которая сделает ваш кабинет или квартиру более чистой, а способ поиска более простым и удобным. Создайте собственную электронную библиотеку, редактируйте, копируйте и перемещайте цифровые файлы по своему желанию. Возможность создания цифровых документов - одно из благ цивилизации. Так воспользуйтесь им!

Прежде, чем отважиться на оцифровку своих документов, вам следует знать, что хранить их можно двумя способами - в виде изображений и в виде текстовых файлов. Хранение изображений потребует гораздо больше места на жестком диске, но при этом вы сможете сохранить стиль исходного документа. Преобразование отсканированных изображений в текстовый файл потребует дополнительных затрат времени, так как необходимо осуществить процесс оптического распознавания символов OCR (правда, если быть точным, то это название не совсем верно, так как здесь речь идет о работе с цифровой информацией, однако, как это нередко бывает, термин прижился).

Как же выбрать формат хранения документов? Очень просто: если оригинал документа написан от руки, и вам важно сохранить его «характерность» (письмо от любимого человека) или если документ является, к примеру, произведением искусства, то сохраните его в виде изображения (иногда узнаваемый почерк столь же важен, как и написанные слова). Другой более прозаической причиной для сохранения рукописных документов в виде изображений является отсутствие коммерчески доступного программного решения, пригодного для интерпретации рукописных символов. Пока эта технология застряла в КПК и планшетах, в которых она реализована несколько в ином виде, чем нам требуется. Работая с планшетом, вы пишите символы «от руки», вводя их по порядку, а программа в режиме реального времени преобразует их в печатный текст. Распознавание почерка отдельно взятого человека с отсканированного документа - дело будущего.

Сканеры

Независимо от того, в каком виде выбудете хранить ваши документы - в виде изображений или в виде текстовых файлов, вам понадобится сканер для их оцифровки. Если вы хотите оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера вам будет вполне достаточно. Единственный их недостаток - относительно медленная скорость работы. Имейте в виду, что только более дорогие модели имеют функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов.

Среди самых лучших моделей назовем ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP. Скорость сканирования документов этих устройств составляет в среднем 20 страниц в минуту и выше. При этом ScanJet Professional 3000 отличается более надежным механизмом подачи бумаги, в то время как ScanSnap S1500 имеет более совершенное программное обеспечение. Оба сканера находятся примерно в одной ценовой категории, так что выбирать вам.

OCR - софт

Большинство сканеров поставляются с программным обеспечением для осуществления OCR, которое устанавливается на вашем компьютере. Если вы недовольны сопутствующим ПО или его нет, то подобные программы вещь довольно распространенная и их можно приобрести отдельно. Существуют следующие рыночные предложения:

FineReader 9 Express от ABBYY, $ 100 за обычную и $ 400 за профессиональную версию программы Pro 10;
. OmniPage 17 Standard от Nuance, $ 150 за обычную версию программы и $ 500 за профессиональную;
. Acrobat X Standard от Adobe, $ 299 за обычную версию и $ 449 за профессиональную;
. PaperPort 12 Standard от Nuance стоит $ 100 за обычную и $ 200 за профессиональную версию ПО, правда здесь нет функции OCR, только вариант управления отсканированными документами.

Разрешение

Для документов, хранящихся в виде изображений, как правило, достаточно выставить разрешение от 150 до 200 точек на дюйм, однако OCR - софт работает гораздо лучше, если изображения сохранены в более высоком разрешении - 300 пикселей на дюйм. Все зависит от того, что вам нужно. Если вы просто хотите сохранить хотя бы минимальную читабельность отсканированного документа, можете снизить требования к разрешению. Если для вас важно высокое качество, то, соответственно, увеличьте его.

OCR в веб

Существует несколько онлайн-сервисов, которые предоставляют услугу распознавания отсканированных документов. Среди наиболее известных назовем бесплатные ресурсы Free OCR , NewOCR и OCR Online . Они прекрасно подходят для небольших проектов, то есть работают только с небольшими по объему документами. Сначала вы должны отсканировать оригинал в память компьютера, а затем загрузить изображение документа на веб-сайт. Естественно, на каждом из ресурсов существуют свои ограничения как по объему, так и по содержанию документа. Так, веб-приложения распознают исключительно текст, без линий или дополнительных символов, которые присутствуют на странице.

Сервис Free OCR является бесплатным, однако размер загружаемого файла не может превышать 2 Мб и не содержать не более чем 5000 пикселей, а это примерно 50 точек на дюйм для документа обычного стандарта. Причем, вы сможете обработать не более 10 подобных документов в час. Услугами сайта NewOCR вы также можете воспользоваться бесплатно, но его интерфейс крайне примитивен, зато объем обрабатываемых документов в 2,5 раза больше - до 5 Мб. И, наконец, ресурс OCR Online требует создания бесплатного аккаунта, но позволяет загружать до 15 файлов в час объемом до 4 Мб в разрешении около 200 точек на дюйм на странице. Если вас такие объемы не устраивают, то можно купить платный доступ за $ 3.95 (8 центов за страницу) и получить возможность обработать до 50 документов за раз или заплатить $ 49.95 за обработку до 5000 (1 цент за страницу). Данное веб-приложение работает как с текстом, так и с графическими элементами, однако ему, естественно, далеко до стандартов Acrobat X или FineReader 10.

E-книги

Наверное, вы, как и я, любите запах настоящей книги, любите ощущение плотной бумаги и вид красивой графики. Однако сегодня все больше и больше людей предпочитают иметь дело с электронными книгами, для чтения которых используются так называемые специальные читалки, планшеты, смартфоны, плееры и прочие портативные устройства. Огромное количество интернет-магазинов предлагает просто гигантские объемы контента. Но что, если вы захотите иметь вашу собственную коллекцию е-книг, которые не доступны в цифровом формате?

Чтобы преобразовать ваши любимые «физические» книги в электронные, требуется их сначала отсканировать, а затем перевести в текстовый формат при помощи программы OCR. Это утомительно даже если вы будете использовать очень быстрый FLATBED-сканер. Такие сканеры напоминают «ксероксы», имея прижимную крышку, поэтому они могут сканировать не только отдельные листы, но и книги целиком. Если же вы готовы «распотрошить» любимую книгу, то можете использовать SHEETFED-сканер, которая работает по принципу факса, то есть с отдельными страницами (как ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP).

После того, как вы переведете свои документы, учебники или книги в форматы PDF, Word или fb2, вы можете воспользоваться специальными программами для организации, редактирования или чтения электронных документов. Например, Calibre или Stanza. - бесплатный органайзер и редактор для вашей коллекции электронных книг. Программа помогает работать с каталогом - организовывать, классифицировать, комментировать, искать, сохранять новые и старые книги на жестком диске вашего компьютера или в памяти е-ридера.

В настоящее время оцифровка документов становится очень востребованной услугой, предлагаемой архивными компаниями. В мире современных информационных технологий практически ни одна организация не может обойтись без электронного архива.

Электронный архив и оцифровка

Электронные архивы документации существенно экономят время сотрудников, ведь именно благодаря цифровым архивам документы всегда будут находиться под рукой у каждого заинтересованного специалиста компании. На пути создания электронного архива или базы данных оцифровка документов является первым шагом.

Специальное оборудование для оцифровки

Казалось бы, что в процессе оцифровки документов нет ничего сложного, но это не совсем так.Для оцифровки большинства бумажных архивных документов требуется специальное оборудование – так называемые промышленные сканеры. Кроме того, под услугой «оцифровка документов», предлагаемой архивными организациями, понимается не только непосредственно процесс сканирования.

Обработка документов

Обработка документов при оцифровке и некоторые дополнительные действия. Это, прежде всего, расшивка документов перед процессом оцифровки и их последующая сшивка. А также сверка оцифрованных документов с оригиналами.

Самые важные этапы обработки документов

• Сканирование документов;
• Ввод информации в систему хранение.

Детали оцифровки документов

Говоря об оцифровке документов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами.

Сверять документы обязательно

Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные).

Без ручной работы не обойтись

После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную. Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.