Порядок формирования личного дела работника. Как вести личное дело работника: образцы оформления Опись личных дел сотрудников

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

• какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

• резюме, составленное для вакансии соискателем;
• анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки,
• служебные записки,
• различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Для чего нужна опись

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

• на кадетов, курсантов;
• госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
• военнослужащих;
• работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Образец описи документов в личном деле работника

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

• его дату и номер;
• название;
• номер листа в личном деле;
• является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

• пустые поля перечеркиваются буквой Z;
• делается запись об общем количестве документов и страниц;
• ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Подписание трудового контракта обязывает гражданина предоставить в компанию работодателя определенный набор документации, который объединяется в личное дело сотрудника.

Для значительной части фирм непосредственного указания ведения личных дел работников организации в нормах законодательства не содержится. Данное правило не распространяется на госслужащих, для которых личное дело должно быть обязательно (закон №79-ФЗ от 27.07.04 г.).

Тем не менее, в большей части негосударственных компаний ведение личных дел сотрудников это обычная практика, в связи с тем, что позволяет систематизировать все данные по каждому отдельному работнику и обеспечить доступ к информации в короткие сроки.

Личное дело работника: что собой представляет и из чего формируется

Личное дело сотрудника – это один или группа документов, формируемых в отношении одного работника компании, и помещенные в отдельную папку.

Поступление документов граждан осуществляется в течение всего периода сотрудничества между фирмой и физлицом. Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).

В период трудоустройства гражданина в организации в личное дело работника включаются такие документы , как:

• копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;
• медсправка;
• трудовой контракт;
• копия приказа руководителя о приеме на работу и иные аналогичные документы.

Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:

• подписанная физлицом должностная инструкция;
• допсоглашения к действующему договору;
• документы о регистрации брака;
• документ о неразглашении коммерческой тайны.

Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов. К ним в частности относят:

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом.

Правила ведения личных дел работников

Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.

Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.

За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.

Заполнение титульного листа личных дел персонала компании

Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как:

• название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин);
• порядковый номер личного дела работника;
• ФИО работника;
• дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника);
• дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении);
• фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).

Титульный лист личного дела работника – образец :

С целью закрепления на уровне фирмы методики ведения личных дел руководством может быть издано положение о личном деле работника. Этот документ чаще всего составляется в госорганизациях и содержит в себе информацию о том, какие документы физлицо предоставляет при трудоустройстве, какие документы следует оформить работодателю, а также иные аспекты, в той или иной степени касающиеся ведения личных дел персонала фирмы.

Хранение личных дел граждан, которые на текущий момент трудятся в компании работодателя, осуществляется в отделе кадров (при его отсутствии у бухгалтера). После того как договор расторгнут личное дело должно быть подшито и передано на хранение в архив организации.

Бланк личного дела является важным документом, который, несмотря на необязательность применения, успешно используется отечественными фирмами.