Учет трудовых книжек и операций по их выдаче. Учет оплаты бланка трудовой книжки из зарплаты работника Деньги за трудовую книжку с работника

17.12.2023

К вопросу о взимании платы за трудовую книжку

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225)).
Однако, определяя «обязательность» взимания этой платы, следует учесть, что:
— выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
— работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие «входящего» НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).

Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).

Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные «налоговые последствия». Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь «налоговые последствия» возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.

Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое «дарение» учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности»
— на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
— начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
— в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
— денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
— начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
— перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
— п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
— приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
— п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
— п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
— письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
— письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

Учет оплаты бланка трудовой книжки из зарплаты работника

Как отразить в учете организации приобретение бланка трудовой книжки и ее оформление вновь принятому работнику? При выдаче трудовой книжки работнику с него взимается плата путем удержания из заработной платы.

Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила 354 руб. (в том числе НДС 54 руб.). Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ. Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику. Удержание стоимости бланка производится из заработной платы работника на основании его письменного заявления.

Нормативно-правовое регулирование

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. п. 8, 45 Правил).

Об общих правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций или неправильного первичного заполнения трудовой книжки (п. 47 Правил). В данном случае плата взимается с работника путем удержания денежных средств из его заработной платы на основании представленного заявления.

Отметим, что погашение обязательства по оплате бланка трудовой книжки за счет подлежащей выплате работнику заработной платы не может рассматриваться в качестве удержания из заработной платы в смысле ст. 137 Трудового кодекса РФ. а является волеизъявлением работника распорядиться начисленной заработной платой. Следовательно, положения ст. 138 ТК РФ в данном случае не применяются. Аналогичные разъяснения в отношении погашения кредита за счет заработной платы приведены в Письме Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выданы наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства » (далее — Указание)).

Читайте также: Заявление на отпуск за свой счет - образец

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Бухгалтерский учет

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. По мнению Минфина России, затраты на приобретение бланка трудовой книжки относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки, — на прочие доходы (Письмо от 29.01.2008 N 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год «).

Расход в виде стоимости приобретенного бланка признается на дату утверждения авансового отчета, а доход — на дату появления у работника обязательства по оплате использованного бланка (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. п. 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99. утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).

Отметим, что, поскольку бланки трудовых книжек хранятся в организации как бланки строгой отчетности (о чем сказано выше), их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная продавцом бланка трудовой книжки, подлежит вычету при условии, что он приобретается для осуществления операций, облагаемых НДС. Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия бланка трудовой книжки на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171. п. 1 ст. 172. п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Передача работнику бланка трудовой книжки признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такие разъяснения приведены, например, в Письме Минфина России от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, п. 6 Письма Минфина России от 16.08.2013 N 03-03-05/33508, Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@.

Следовательно, на дату оформления трудовой книжки работникам у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Напомним, что плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, определяется исходя из суммы расходов организации на приобретение соответствующего бланка. Эти расходы определяются за вычетом предъявленного организации НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). При использовании бланка НДС предъявляется работнику дополнительно к его цене (п. 1 ст. 168 НК РФ). Из совокупности приведенных норм следует, что в данном случае налоговую базу формирует покупная стоимость использованного по назначению бланка за вычетом НДС, предъявленного продавцом бланка и принятого организацией к вычету (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Дополнительно о налогообложении НДС операции по выдаче работнику трудовой книжки см. Практическое пособие по НДС, Энциклопедию спорных ситуаций по НДС.

Налог на прибыль организаций

Затраты на приобретение бланка трудовой книжки, осуществленные в целях исполнения обязанности по оформлению трудовой книжки работнику, предусмотренной положениями подзаконного акта федерального органа власти (Правилами), и подтвержденные документально, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в качестве расхода. Такие же выводы содержатся, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@, п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242.

Такие затраты могут быть учтены как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассматриваемые расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника, который приобрел бланк трудовой книжки (пп. 5 п. 7).

Плата работника за бланк трудовой книжки подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. На это указано, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@. При этом согласно п. 1 Письма Минфина России N 07-05-06/242 доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ.

Указанный доход признается на дату появления у работника обязанности по оплате использованного бланка трудовой книжки (абз. 4 пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
ПИСЬМО Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18 "РЕКОМЕНДАЦИИ АУДИТОРСКИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ, ИНДИВИДУАЛЬНЫМ АУДИТОРАМ, АУДИТОРАМ ПО ПРОВЕДЕНИЮ АУДИТА ГОДОВОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ ЗА 2007 ГОД"
Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 32н (ред. от 27.04.2012) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99″ (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 N 1791)
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″ (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 N 1790)

PPT.RU — Власть. Право. Налоги. Бизнес

Акт составляла по форме ниже. На одном форуме прочла,что надо. Только я не могу разобраться в таком вопросе. Можно признавать выдачу трудовой книжки как реализацию,можно не признавать. Документально оформляется быстрее всего по разному. У нас написана что не реализация. Может и акт не нужен.

АКТ
зачета взаимных требований
г. Уфа 31 октября 2012 г.
ООО «Рога и копыта» в лице генерального директора Иванова И.И. действующего на основании устава, и ООО Петров С.А. главный инженер ООО "Рога и копыта" составили настоящий Акт о нижеследующем:
1. Сумма задолженности ООО «Рога и копыта» перед Петровым Ю.Ю. по заработной плате по состоянию на 31,10,2012 составляет 118 (сто восемнадцать) руб. 00 коп..
2. Сумма задолженности Петрова Ю.Ю. перед ООО «Рога и копыта» за бланк трудовой книжки по состоянию на 31,10,2012 года составляет 118 (сто восемнадцать) руб. 00 коп. Основания: накладная и счет-фактура № 13 от 06.08.2012 на покупку бланков трудовых книжек.
3. Стороны, руководствуясь ст. 410 Гражданского кодекса РФ, пришли к соглашению о зачете взаимных требований на сумму 118 (сто восемнадцать) руб. 00 коп. на основании купли-продажи сотруднику Петрову Ю.Ю. бланка трудовой книжки согласно пункта 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
ООО «Рога и копыта»:
Генеральный директор
________________ И.И. Иванов

Главный бухгалтер
_________________ А.В. Чушкина
М. П.

Петров Ю.Ю
Паспорт, прописка, ИНН

Re: Как оформить удержание из ЗП за бланк трудовой книжки?

Вычитала в гаранте:
"Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие "входящего" НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки . так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные "налоговые последствия". Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь "налоговые последствия" возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое "дарение" учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.)"

Читайте также: Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм

И в некоторых статьях указывают, что надо в учетной политике прописывать реализация для Вашей компании или нет)))

Вот сижу и думаю, а как правильно оформить это дело. Еще кто-то писал что он ТОРГ-12 оформляет, но тут мне кажется точно как продажа пойдет.

Правда ли что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника?

Вопрос по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. На одном семинаре, я слышала, что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника, а так же что данная сумма является доходом для организации (ИП), в результате данную сумму необходимо облагать УСН (у меня УСН 6%). Вопрос так ли это? Если так, то где искать логику, ведь данные ТК/вкладыши должны приобретаться за счет средств организации (ИП), соответственно это наши затраты, а не доход.

Удерживать плату это право, а не обязанность организации.

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша (п. 47 Правил, утв. Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225).

Согласно Письму Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242 полученная от сотрудника плата признается внереализационным доходом организации. Исходя из данного разъяснения, организация на дату получения от сотрудника денежных средств признает доход на основании ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.

Расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее при объекте налогообложения «доходы» не учитываются.

Однако организация может и не взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном акте организации. В таком случае

у сотрудника возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210. подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Предоставление сотруднику трудовой книжки и вкладыша на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).* Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника*

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).*Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1. п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:*

произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки*

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270. п. 1. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210. подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом говорится в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106 .*

В коммерческих организациях

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения*

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому счет 41. на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10 .

Обязано ли бюджетное учреждение при выдаче трудовых книжек сотрудникам удерживать стоимость трудовых книжек, приобретенных ранее за счет средств от приносящей доход деятельности? Возможно ли удержание данной стоимости из заработной платы сотрудников? Если да, то по какой статье КОСГУ следует начислять доход? Как эти операции следует отразить в бухгалтерском учете? Как данные операции отражаются в налоговом учете?

К вопросу о взимании платы за трудовую книжку

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила N 225)).
Однако, определяя "обязательность" взимания этой платы, следует учесть, что:
- выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
- работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие "входящего" НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные "налоговые последствия". Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь "налоговые последствия" возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое "дарение" учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Бухгалтерский учет

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям "Инструкции...", утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности"
- на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
- начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
- денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
- денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
- начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
- перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Ответ прошел контроль качества

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
- п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
- приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
- п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
- п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
- письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
- письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

). Таким образом, плату можно взимать сразу после оформления трудовой книжки, т.е., если речь идет о новом сотруднике, то в течении недели.

Гость, знакомьтесь - !

Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

«При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк ( Правил, утвержденных ).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Подскажите пожалуйста, работник при трудоустройстве не предоставил трудовую книжку. ООО приобрело книжку. Как правильно провести выдачу сотруднику книжки (проводки) и как удержать с работника стоимость книжки, или ООО не в праве удерживать стоимость книжки?

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк. Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. Сотрудник может погасить долг за трудовую книжку, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. В последнем случае от сотрудника нужно получить заявление на удержание из зарплаты.

В бухучете приобретение и выдачу трудовой книжки отразите проводками:

Дебет 10 Кредит 60 – оприходована трудовая книжка;

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006 – принят к учету бланки трудовой книжки;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 – возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовой книжки, переданной сотруднику организации.

Кредит 006 – списан бланк трудовой книжки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных ). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).*

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.*

Иван Шкловец

2. Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).*

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508 , от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 .

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106 .*

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:*

материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).*

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:*

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить. В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника.

Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника

В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:

оплату наличными;
перечисление средств на расчетной счет работодателя;
удержание из заработной платы.

Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению. Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе. Бесспорное удержание проводится только в определенных случаях, предусмотренных статьями и 248 ТК РФ , но в данный перечень выдача трудовой книжки не входит.

Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению

Важно! Стоимость бланка трудовой, которая подлежит возмещению работником, определяется исходя из фактических затрат работодателя на приобретение этого бланка.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.

Важно! В книге указываются все операции, связанные с приобретением и расходованием трудовых и вкладышей, при этом заносятся серии и номера бланков. Помимо этого указывается стоимость закупленных бланков. Именно ее работник и должен будет возместить.

Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.

Бухгалтерский учет

Денежные средства, полученные от работника за трудовую книжку учитываются в качестве прочих доходов на 91 счете, субсчете 1 «Прочие доходы». Если работник вносит деньги непосредственно в кассу, то корреспондировать счет 91.1 будет с 73 счетом «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А если работник написал заявление на удержание стоимости трудовой из его зарплаты, то корреспонденция будет со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Проводки при этом будут следующими:

Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;

Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;

Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.

Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней

Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно. Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа. В заявлении должна быть указана стоимость трудовой книжки (вкладыша к ней), по которой работодатель приобрел эти бланки. Приведем образец такого заявления.

Когда трудовая книжка выдается бесплатно

В определенных случаях бланки трудовых оформляются бесплатно. К ним относят:

чрезвычайные происшествия, в результате которых трудовые книжки работников пришли в негодность;
порча бланка трудовой сотрудником, ответственным за кадровый учет (в случае первичного заполнения).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?

Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам. Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые. При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.

Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?

Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки. Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет. Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.

Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).