Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.
В статье:
Скачайте полезный документ:
График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.
Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.
Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.
Сведения, которые должны быть в образце:
2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы
Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.
Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.
Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.
Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.
Документ-основание |
Норма |
|
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам |
Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам |
Часть 4 ст. 123 ТК |
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него |
Листок нетрудоспособности по беременности и родам |
Статьи 122, 260 ТК |
Работники в возрасте до 18 лет |
Статьи 122, 267 ТК |
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев |
Свидетельство о рождении |
Статья 122 ТК |
Совместители |
Справка с основного места работы |
Статья 286 ТК |
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности |
Свидетельство о рождении |
Статья 322 ТК |
Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).
Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.
Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.
Совет от редакции журнала «Кадровое дело»
Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:
Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.
Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:
Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.
Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.
Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.
Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.
Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.
График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.
Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.
Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.
Экспертный ответ из «Системы Кадры»
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России
Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.
Позиция вторая. Есть мнение, что…
Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.
Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.
Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.
График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.
В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.
При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).
В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.
Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.
Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.
Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .
График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.
Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.
У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).
Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:
График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.
Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.
После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.
При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.
Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.
После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.
В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.
При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.
Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.
Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна
Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.
Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования
Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.
Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь
Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.
Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.
Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.
Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.
Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.
Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.
Совет
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:
Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?
Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.
Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
График отпусков - образец заполнения 2017-2018 годов ничем не отличается от образцов предыдущих периодов. О том, как выглядит такой документ и каким образом в него вносятся изменения и дополнения, подробно будет рассказано в нашей статье.
Утвердить график отпусков и не внести в него ни единого изменения в течение года практически невозможно. Сложности возникают как с составлением графика, так и с заполнением бланка, но уклоняться от создания этого акта не следует, т. к. даже нарушение сроков его составления уже считается административным правонарушением, которое влечет наложение штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
График отпусков создается по следующему алгоритму:
Единый образец графика отпусков на 2017-2018 годы уже есть - это унифицированный бланк Т-7 «График отпусков», введенный в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма содержит графы, в которых отражаются сведения о каждом трудящемся:
Форма содержит также дополнительную информацию, включая коды ОКУД, ОКПО, сведения об учете мнения профсоюза и утверждении графика руководителем организации.
Если постоянное заполнение какой-либо из граф затруднительно или, напротив, в бланке отсутствуют важные для данной организации данные, применяется информация Минфина России № ПЗ-10 / 2012, которой разрешено использование собственной формы. Однако следует понимать, что ее разработка с нуля означает потерю времени, которое потребуется для создания бланка, отвечающего всем необходимым реквизитам, перечисленным в ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Также при этом повышается риск возникновения претензий со стороны контролирующего органа к содержанию графика отпусков.
Избежать вышеперечисленного можно, если при разработке собственного бланка использовать в качестве основы бланк Т-7, изменив его с учетом требований организации. Об этом говорится и в письме Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-6-1, где предлагается дополнить форму Т-7 графами для отметок об уведомлении сотрудника о начале его отпуска.
Скачать форму графика отпусков |
При составлении графика кадровому отделу необходимо помнить, что каждому трудящемуся ежегодно положен 28-дневный оплаченный работодателем отпуск, а также дополнительные отпуска для сотрудников, работающих по ненормированному графику, на Крайнем Севере, во вредных или опасных условиях и т. п. Обычно дополнительный отпуск суммируется с основным.
Однако для составления графика установления общего срока отпуска каждого работника мало. Помимо этого, надо учесть следующие моменты:
Образец графика отпусков на 2018год можно скачать на нашем сайте.
В течение года график может дополняться и изменяться. Приведем основные причины:
Таким образом, график отпусков на каждый год составляется с участием кадровой службы и руководителя организации до 17 декабря года предыдущего, а затем дополняется при необходимости. Отсутствие графика в организации является административным правонарушением, предусмотренным ст. 5.27 КОАП РФ. При составлении графика удобнее использовать бланк Т-7, доработанный (если это требуется) с учетом специфики деятельности организации.
Каждая организация и ИП обязаны составлять график отпусков . На 2019 год этот документ следует утвердить до 15 декабря .
При составлении графика отпусков следуют соблюдать такие правила :
Все вопросы, касающиеся отпусков, закреплены в российском Трудовом кодексе. Так, например, гласит, что каждый год работнику любого предприятия должен предоставляться отпуск с сохранением рабочего места, а также заработной платы.
Небольшим фирмам также нужно разрабатывать график отпусков для своих сотрудников. Если людей в организации работает не так уж и много, и без того или иного работника никак не обойтись, то можно разбить отпуск на части , и на несколько дней возложить рабочие функции отдыхающего на какого-то другого сотрудника.
В маленькой фирме проще договориться с людьми насчёт времени для отдыха, потому что все члены коллектива заинтересованы в поддержании беспрерывного рабочего процесса.
Составляет документ на отпуск в таких организациях бухгалтерия, но лишь в том случае, если на фирме отсутствует отдел кадров. В унифицированной форме Т-7 можно написать приблизительные даты отпусков, а потом скорректировать их в зависимости от тех или иных обстоятельств.
Начальнику отдела кадров или бухгалтеру, занимающемуся составлением графиков на отпуск, нужно обязательно помнить, что в унифицированной форме Т-7 следует написать количество дней отдыха для каждого работника, а также дату запланированного отпуска.
Но в том случае, когда у человека появляется повод отменить отпуск, то отдых можно перенести на иную дату. Все изменения и основания для них вносятся в форму Т-7, а именно:
В графике на отпуск по форме Т-7 следует написать фамилию, имя, отчество каждого сотрудника организации, его должность или профессию, а также его табельный номер. Обязательно указывается количество дней и дата запланированного отпуска, а также фактическое число невыхода на работу и причина, по которой отдых работнику был перенесён.
Но отдых отображается и в табеле учёта рабочего времени по форме Т-12. В этом случае нужно каждому сотруднику написать свой код отпуска. Если человек отдыхает в связи с основным ежегодным отпуском, то буквенный код будет «ОТ», а числовой «09». Дополнительный оплачиваемый отпуск кодируется так: «ОД» и «10» соответственно.
Составляя график отпусков, в первую очередь необходимо учесть пожелания той категории граждан, которые имеют льготы. Согласно закону, льготники имеют право уйти на отдых, когда им захочется.
Руководитель предприятия или директор фирмы приказ о написании графика отпусков составляет в письменной форме . Ответственность за выполнение приказа возлагается на начальника кадров или главного бухгалтера.
ООО «Спектр»
ИНН 756890675312
Москва, ул. Ленинградская, стр.5,
ОГРН 1068645086731
Приказ №3
о подготовке графика оплачиваемых отпусков
В целях подготовки графика оплачиваемых отпусков на 2018 год и во исполнение ст. 123 ТК РФ приказываю:
Начальнику отдела кадров Ткач В.А. в срок до 06 декабря 2017 года на основании предложений всех сотрудников организации, работающих в штате и по совместительству, составить график отпусков на 2018 год. При этом необходимо учесть:
а) очерёдность предоставления отпусков, исходя из производственных задач;
б) мнение профсоюзов;
в) пожелания льготных категорий сотрудников;
г) просьбы работников по разделению отпуска на части или перенесению его на другой период;
д) планируемые отпуска совместителей.
Директор ООО «Спектр» Петров А.О. / подпись /
С приказом ознакомлены:
(должность, Ф.И.О., подпись) « » г.
График отпусков по форме Т-7 могут использовать в своей работе организации разных форм собственности. Нужно заполнить раз в год всего один образец этого документа. А отсутствие графика навлечёт штрафы на предприятие и взыскания на должностные лица.
График разрабатывается сроком на один год , и хранить его нужно столько же. За отсутствие документа на предприятии предусмотрена административная ответственность и финансовая санкция.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ , на организацию могут наложить штраф в размере до 50000 рублей . Также, на 1000 или даже 5000 рублей могут оштрафовать и должностное лицо, которое должно было подготовить график отпусков.
Составить и утвердить график на отпуск для своих сотрудников нужно за две недели до нового года . До 16 декабря каждого года этот документ должен быть готов и подписан руководителем.
Длительность оплачиваемого отпуска по норме составляет 28 календарных дней .
Если у сотрудника есть дополнительный отпуск, возникший в связи с работой на вредном или опасном участке производства, то общая продолжительность отдыха увеличивается.
Отпуск также увеличен для учителей, судей, сотрудников полиции, государственных служащих и других отдельных категорий граждан.
Согласно российскому законодательству (ст. 91 ТК РФ), юридические лица и ИП обязаны вести табель, в котором учитывается рабочее и нерабочее время по каждому сотруднику. В этом табеле по форме Т-12 также отражается и отпуск.
Для каждого вида отпуска есть своё обозначение:
На практике бывает так, что фактический отпуск не соответствует тем датам, которые внесены в табель, разработанный на год вперёд. Число месяца, когда человек действительно ушёл отдыхать, записывают в графы 7 и 9, а основания для перенесения отпуска и различные примечания записывают в гр. 8 и 10 графика отпусков по форме Т-7.
Для перенесения запланированной даты отпуска на другое число сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя своей организации . Самостоятельно уходить в отпуск, не предупредив руководителей, нельзя. Такое действие будет считаться прогулом и может привести к увольнению с работы.
При составлении графиков отпусков работники отдела кадров или бухгалтерии часто допускают такие ошибки :
Особенности по составлению данного документа представлены в данном видео.
График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.
Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:
Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:
Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.
Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.
Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.
Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.
Вот как это выглядит в документе.
Изменения вносятся в случае:
Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.
Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.