Как правильно оформить личное дело обучающегося. Материал на тему: Положение о порядке ведения личных дел обучающихся. «Бесединская средняя общеобразовательная школа»

1. Общие положения.

Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.

Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

Личные дела учащихся формируются классным руководителем при поступлении учащегося в 1 класс на основании личного заявления родителей (законных представителей).

Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Копия документа, подтверждающего личность одного из родителей (законного представителя);

Копия свидетельства о рождении;

Справка о составе семьи;

Заявление родителей (законных представителей) с указанием, что родители ознакомлены с Уставом школы;

Медицинская карта ребенка;

Документ, подтверждающий регистрацию ребенка по месту жительства или месту пребывания на закрепленной территории.

Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:

Личное заявление родителей (законных представителей);

Аттестат об основном общем образовании;

Копию паспорта учащегося.

Для поступления во 2-9-ые классы предоставляются документы, перечисленные в п. 2.1. данного Положения; для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.

Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей (законных представителей).

Личное дело ведется на всем протяжении обучения ученика.

Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).

Личные дела учащихся хранятся у директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором школы.

Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только синей шариковой ручкой. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы.

В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, номера медицинского полиса и паспорта, домашний адрес и номер телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.

При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.

В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы.

Выдача личного дела родителям учащегося производится директором школы при наличии приказа «О выбытии».

Личное дело учащегося выдается на руки родителям (законным представителям) по их личному заявлению.

При выдаче личного дела директор вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, директор составляет выписку текущих отметок за данный период.

При выбытии учащихся 10,11-х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.

При окончании обучения личные дела учащихся передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет.

Личные дела, на затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

Мининская средняя общеобразовательная школа

СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:

Председатель ПК: Приказ от « 30 » августа 201 6 г. № 57

_________ /Л.А. Непомнящая/ Директор школы:

« 30 » августа 201 6 г. __________ Павленко Т.В.

Положение о личных делах обучающихся .

I . Общие положения.

1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

1.3. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.

1.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.

II . Содержание личных дел обучающихся.

2.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находится личная карта учащегося (типографский бланк личного дела), и вложенные другие файлы с иными документами, в соответствии с настоящим положением.

2.2. В личном деле находятся следующие

обязательнее документы

заявление от родителей (законных представителей) установленного образовательным учреждением образца с просьбой о принятии в школу

копия свидетельства о рождении ребенка или паспорт

документ о регистрации по месту жительства

договор между образовательным учреждением и родителями (законными представителями)

(при необходимости) документы о социальном статусе учащегося (копии справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжения о лишении родительских прав, об опеке, рекомендации РПМК и др.)

другие документы

заявления родителей и учащихся о выборе предметов и курсов по выбору из школьного компонента учебного плана

характеристики обучающихся по ступеням обучения

документы из учреждения, где учащийся обучался ранее

(при необходимости) лист достижений

III . Порядок оформления личных дел.

3.1. При поступлении ученика в 1 класс классный руководитель

заполняет личную карту учащегося (типографский бланк личного дела) согласно свидетельства о рождении.

записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.

наклеивает на первую страницу фотографию учащегося,

располагает документы в файлы согласно настоящего положения.

3.2. Если ученик прибыл из другого образовательного учреждения классный руководитель проверяет наличие всех печатей и оценок, выставленных в предыдущем учебном заведении, вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет; располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением; проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Для учащихся 10-11 классов - заявление родителей (законных представителей), копия аттестата об основном образовании

3.4. Все сведения об обучающемся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

3.5. При изменении названия школы в свободном месте титульного листа вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).

IV . Порядок ведения личных дел

4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии

4.2. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно. В случае ошибочных записей исправления заверяются подписью и печатью директора образовательного учреждения.

4.3 Классный руководитель ежегодно заносит сведения о наградах, поощрениях обучающихся, достижениях ученика. Достижения ученика по отдельным предметам могут вноситься учителем – предметником под руководством классного руководителя

4.4. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося, обязательная проверка осуществляется классным руководителем 2 раза в год (сентябрь, май)

4.5. В конце учебного года классный руководитель вносит годовые (итоговые) отметки по предметам учебного плана, записывает итоги года (Например, переведен в 3 класс, оставлен в 1 классе, выпущен из 11 класса), ставит свою подпись, проставляет печать школы

4.6. Если наименования предметов учебного плана нет в печатном (типографском) бланке классный руководитель вписывает их в пустые строки бланка в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане.

4.7. В случае выбытия ученика в другое образовательное учреждение в личном деле делается запись о выбытии с указанием будущего образовательного учреждения, даты выбытия и заверяется печатью школы.

V . Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы

5.1. Личное дело выдается на руки родителям (законным представителям) учащегося по их личному заявлению.

5.2. При выдаче личного дела делается запись в алфавитной книге о выбытии

5.3. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся

5.4. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

5.5. При окончании обучения личные дела учащихся 11-х классов передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет.

5.6. По окончании 9 класса и с переходом учащегося в другую школу, личное дело (по заявлению) выдается ему на руки вместе с аттестатом об основном образовании.

VI . Порядок хранения и контроля за ведением личных дел

6.1.Все личные дела класса в течение обучения хранятся в общей папке, в кабинете завуча.

6.2 Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет со дня выбытия учащегося из школы.

6.3. Контроль за ведением личных дел осуществляется классным руководителем, завучем по учебно-воспитательной работе и директором школы.

6.4.Проверка личных дел обучающихся проверяется завучем по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (в начале учебного года и по окончанию учебного года). В случае необходимости проверка осуществляется внепланово.

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО

на заседании педагогического Приказом по МБОУ «Бесединская СОШ»

совета №__ от «___» ________20__г № __ от «___»_______20_____г

Председатель педагогического совета Директор школы_____________

_______________/_________________/ /Майданова И.Н./

Положение

о ведении и проверке

личных дел обучающихся

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в школу и ведутся классными руководителями до ее окончания.

1.2. Личные дела хранятся в канцелярии в строго отведенном месте.

1.3. Личные дела обучающихся хранятся в общей папке с указанием школы, класса (его литера при наличии параллелей), ф. и. о. классного руководителя.

1.4. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем (форма списка см. приложение № 1). Списки меняются ежегодно.

1.5. На списке обучающихся классный руководитель в течение года своевременно отмечает движение обучающихся (когда и куда выбыл обучающийся, когда и откуда прибыл).

1.6. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ .

2.1. Личная карта личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью школы.

2.2. На титульном листе личного дела приклеивается фотография обучающегося. Вновь прибывшие обучающиеся, не имеющие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение недели со дня прибытия.

2.3. На обратной стороне личной карты должны быть записаны сведения об обучающемся его родителях, полный домашний адрес.

2.4. Итоговые оценки и запись о переводе в следующий класс (переведен(а) в ___класс), второгодничестве (оставлен(а) в __классе), окончании курса основного общего образования, полного среднего образования (окончил(а) __ классов) ежегодно заверяются подписью классного руководителя и круглой печатью школы.

2.5. В графе «иностранный язык» классный руководитель обязан записать изучаемый язык (например, английский язык)

2.6. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.7. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.8. Записи карандашом в личном деле запрещаются.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЛЕКТОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.

3.1. При комплектовании личных дел обучающихся родители должны представить следующие документы:

■ копия свидетельства о рождении ребенка

■ фотография ¾.

■ заявление о приеме в школу на соответствующем бланке (заявление о приеме обучаю­щихся 1-9 классов пишут родители, 10-11 классов – сами обучающиеся), ■ справка о состоянии здоровья обучающегося (при поступлении обучающегося в первый класс и прибывшего из других школ)

■ свидетельство о регистрации по месту жительства (пребывания)

■ копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

■ копия медицинского полиса.

3.2. При комплектовании личных дел документы на обучающегося располагаются в следующем порядке:

1. Титульный лист (форма см. приложение № 2)

2. Опись документов личного дела (приложение № 3)

3. Список класса

4. Личная карта

5. Заявление родителей

6. Свидетельство о рождении

7. Свидетельство о регистрации по месту жительства(пребывания)

8. Справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья

9. Копия медицинского полиса

10. Договор о сотрудничестве

11 Согласие на обработку персональных данных

11. Справка об инвалидности (при наличии)

12. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

13 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

14. Иные документы.

4. ОБЯЗАННОСТИ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРИ ПРИЕМЕ ОБУЧАЮШИХСЯ В ШКОЛ.

4.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге (например номер К / 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву К под номером 5).

4.2. Классный руководитель первых классов должен зарегистрировать каждого обучающегося в алфа­витной книге у секретаря и присвоить соответствующий номер личному делу обучающегося, обязан внести номер личного дела каждого обучающегося в клас­сный журнал, в графу «Сведения об обучающихся».

4.3. Классный руководитель 1-11 классов при приеме в школу вновь прибывших обучающихся должны перерегистрировать в соответствии с записью в алфавитной книге личные дела обучающихся.

5. ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПРИ ВЫДАЧЕ И ПРИЕМЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ.

5.1. Секретарь выдает родителям или обучающимся бланки заявлений о приеме в школу или выбытии из школы.

5.2. Секретарь визирует заявления родителей и обучающихся 9-11х классов у директо­ра школы.

5.3. Секретарь делает в личных делах обучающихся отметку об их выбытии (когда, куда, по какой причине).

5. 4. Секретарь выдает личные дела обучающихся, выбывших из школы на основании письменного заявления родителей или лиц их заменяющих только при предоставлении справки подтверждающей место дальнейшего обучения или высылает по запросу общеобразовательного учреждения.

5.5. Секретарь отмечает выбывших обучающихся в алфавитной книге, своевременно печатает приказы на выбывших и прибывших.

5.6. Секретарь знакомит родителей вновь прибывших обучающихся с Уставом школы, документами о лицензировании и аккредитации образовательного учреж­дения; с документами, регламентирующими права и обязанности участников обра­зовательного процесса, в том числе с договором между школой и родителями обу­чающихся.

5.7. Секретарь выдает один экземпляр договора, подписанный директором школы и родителями, родителям вновь прибывших обучающихся. Один экземпляр остается в личном деле обучающегося.

6. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля не менее 2 раз в год. В случаях несвоевременного оформления личных дел, обнаружения в ходе плановой проверки невыполнения требований к ведению личных дел классными руководителями, проверка осуществляется внепланово, оперативно, выборочно.

6.3. Цели контроля - правильное и полное комплектование личных дел, своевременное оформление.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по учебно-воспитательной работе готовит справку с указанием замечаний конкретному лицу.

6.5. Итоговая справка предоставляется директору школы. По итогам справки директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел обучающихся:

За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел – благодарность;

Замечание по оформлению личных дел – назначается повторная проверка;

Замечания за неправильное и неполное комплектование личных дел, несвоевременное оформление – классный руководитель ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по учебно-воспитательной работе и предоставляет объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся;

За систематическое и грубое нарушение Положения о ведении личных дел обучающихся директор вправе объявить административное взыскание.

Приложение № 1

Список обучающихся _____класса

Приложение № 2

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Курского района Курской области

Личные дела

обучающихся______класса

МБОУ «Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Классный руководитель Ф.И.О.

Приложение №3

Опись документов личного дела обучающегося

1. Личная карта

2. Заявление родителей

3. Копия свидетельства о рождении

4. Копия свидетельства о регистрации по месту жительства(пребывания)

5. Справка из медицинского учреждения

6. Копия медицинского полиса

7. Договор о сотрудничестве.

8. Согласие на обработку персональных данных

9. Копия справки об инвалидности (при наличии)

10. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

11 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя (секретаря) и круглой печатью школы.

12. Иные документы.