Когда нужна расписка в получении трудовой книжки? Как оформить этот документ? В статье рассмотрим пример написания расписки и правила оформления документа.
При трудоустройстве каждый соискатель предоставляет работодателю пакет документов, среди которых и трудовую книжку. После подписания контракта, она остаётся у нанимателя, и он отвечает за её сохранность.
На работодателя возлагается обязанность ведения данного документа, внесения необходимых записей. Он может осуществлять соответствующие действия самостоятельно, либо возложить эти обязанности на сотрудника кадрового отдела.
Тема номера
Также читайте о том, как безопасно оплатить работу в праздник и выходной, как себя вести во время проверки ГИТ и какие условия нужно срочно убрать из трудовых договоров ваших работников.
Выдача книжки на руки её владельцу возможна в двух случаях:
Посмотрите видео по теме:
Оформление расписки в необходимо для того, чтобы защитить работодателя в случае её порчи или утери работником. В данном случае вся ответственность за сохранность книжки возлагается на лицо, которое приняло трудовую - собственника документа.
Если необходимости в получении оригинала документа нет, то по просьбе работника ему может быть выдана заверенная копия документа. Её оформление предусмотрено ст.62 ТК РФ, а также п.7 Проставления №225. Согласно указанным нормам копия документа должна быть выдана не позднее 3-х дней с момента получения нанимателем соответствующего заявления.
Несмотря на то, что данный документ является бумагой строгой отчетности, образца расписки в получении трудовой книжки или бланка не предусмотрено. Она оформляется в свободной форме, но обязательно письменной.
При этом документ должен содержать ряд обязательных пунктов, без включения который документ действительным считаться не будет:
Расписка может быть оформлена как от руки, так и на готовом бланке, если таковой принят на предприятии. При этом вначале отражается наименование предприятия, а ниже название документа.
Общая формулировка может выглядеть так: «Я, … ФИО…., подтверждаю, что …число получения документа… в кадровом отделе …наименование фирмы… получил свою трудовую книжку … номер и серия документа…». Далее указывается причина, по которой гражданину потребовалась трудовая.
После этого получатель указывает, что он обязуется вернуть данный документ в определённые сроки. В завершении отмечается дата оформления расписки и подпись получателя.
С целью осуществления контроля над выдачей документов строгой отчетности на предприятии может быть создан . Нормами действующего законодательства обязанность его создания на фирме не предусмотрена. Соответствующее решение может быть принято только руководством предприятия.
Журнал учета ведется сотрудником, на которого возложена обязанность заполнения трудовых и обеспечения их сохранности на предприятии.
Что касается правил его оформления, то в отношении данного вида документа действуют общие правила, принятые в сфере делопроизводства. Жестких требований по содержанию журнала учета расписок в получении трудовой книжки законодательством не установлено.
Зачастую, в него вносится информация о том, кто и когда получил на руки книжку, а также когда он должен её вернуть. Общий текст расписки в журнале не отмечается.
Работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. Когда документ можно выдать работнику на руки, и каким образом оформить такую выдачу, расскажем далее.
Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Местом хранения обычно является отдел кадров или бухгалтерия фирмы, то есть отдел, отвечающий за оформление на работу и увольнение.
Учитываются трудовые книжки и вкладыши в специальной Книге учета. В ней регистрируются все трудовые книжки, полученные от работников при их поступлении на работу, и выданные работникам, не имеющим ранее стажа. При заведении нового бланка работникам без стажа, работодатель, по их заявлению, производит удержание за трудовую книжку из заработной платы в размере стоимости бланка.
Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях:
В остальных случаях (для получения кредита, выезда за границу и т.д.) трудовая книжка выдается работнику в виде заверенной копии (п.7 Правил, ст. 62 ТК РФ).
Если работнику временно понадобилась трудовая книжка, чтобы предоставить ее в ПФР, он должен написать заявление. Форма такого заявления официально не утверждена, но в нем должны присутствовать:
Заявка на выдачу трудовой книжки (образец):
А.А. Петрову
от начальника отдела контроля
Крыловой Анны Ивановны
Заявление
Согласно ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне трудовую книжку серия ТК-III № 0123456 в оригинале для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства в связи с оформлением трудовой пенсии по старости.
Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров ООО «Авангард» не позднее 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда уведомлена.
20.06.2017 г. Крылова
Выдавая оригинал документа работнику, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки, тем самым сняв с себя ответственность за ее сохранность во время нахождения вне территории предприятия.
Что должна содержать такая расписка:
Когда работник вернет трудовую, расписка должна быть «погашена», а работнику выдается «встречная» расписка работодателя о возврате документа.
Расписка в получении трудовой книжки (образец):
Генеральному директору ООО «Авангард»
А.А. Петрову
от начальника отдела контроля
Крыловой Анны Ивановны
Расписка
Я, Крылова Анна Ивановна, подтверждаю, что 20 июня 2016 года в отделе кадров ООО «Авангард» мною получен оригинал трудовой книжки серия ТК-III № 0123456 для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства для оформления трудовой пенсии по старости.
Обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда.
Расписка в получении трудовой книжки должна быть взята у её владельца в случае выдачи указанного документа на руки. Чтобы быть принятым в штат компании и назначенным на должность, претендент обязан представить руководителю перечень обязательных документов.
К таковым отнесены:
Практически все представляемые документы будут находиться на хранении в организации весь период профессиональной деятельности человека, до момента увольнения. Это касается и рабочей книжки.
По требованию действующих общих правил, книжка выдается при его увольнении из организации. Однако в жизни каждого человека могут возникнуть обстоятельства, которые вызовут необходимость в получении трудовой на руки на определенный временной промежуток.
Согласно требованиям общих норм, каждый владелец обладает такой возможностью. То есть в определенных обстоятельствах он может получить указанный документ на руки. Такая возможность является безусловной. При наличии необходимости руководитель обязан удовлетворить просьбу человека.
Выдача трудовой книжки на руки регулируется правилами ТК РФ. Для её реализации необходимо наличие определенных обстоятельств. В противном случае руководитель может отказать труженику в его просьбе.
Определены всего две причины, по которым человеку на руки выдается его рабочая книжка.
Согласно общим правилам, умершего должна быть выдана одному из его родственников.
Следует отметить, что такое будет возможным при наличии следующих условий:
Получить личную рабочую книжку умершего может только родственник, например, супруг или дети. Из этого следует, что заинтересованный человек должен подтвердить тот факт, что он и умерший состояли в родственной связи, только тогда получение трудовой книжки будет возможно.
Чтобы реализовать свое намерение, необходимо представить документальное подтверждение факта родства. В этих целях заинтересованный человек может обратиться в органы ЗАГСа либо архивное учреждение. Все дело в том, что указанные инстанции хранят всю необходимую информацию такого рода.
Там можно будет взять документы, подтверждающие вступление в семейные отношения, появления на свет обратившихся детей покойного, либо самого усопшего, в случае обращения его родителей, брата или сестры.
Чтобы завершить указанную процедуру и получить документ на руки, заинтересованный инициатор обязан выполнить несколько простых действий.
Прежде всего, необходимо составить письменное обращение с просьбой соответствующего содержания.
После этого необходимо убедиться, что все документы, подтверждающие родство, имеются в наличии и надлежаще оформлены, то есть имеют удостоверяющие отметки специалистов их выдавших. Если человек будет представлять , необходимо заверить их у профильного нотариального специалиста.
Необходимо иметь на руках документ, подтверждающий смерть владельца рабочей книжки.
Кадровому специалисту, который будет осуществлять прием необходимо предъявить всю указанную документацию.
Следует отметить, что заинтересованному получателю нет необходимости являться лично в компанию. Он может получить книжку почтовой корреспонденцией. Для этого необходимо всю собранную документацию вместе со своим обращением направить руководителю компании по почте.
Вам это будет интересно
В некоторых ситуациях работнику может потребоваться получение своей книжки о труде на руки. Для этого ему придется написать заявление на выдачу трудовой книжки. Когда книжка будет получена, нужно будет написать расписку.
Прежде чем начать составлять данное заявление, следует обратиться в кадровую службу организации и узнать, существуют ли какие-либо инструкции по заполнению. Законодательство не устанавливает конкретную форму, однако в отдельных компаниях могут быть предусмотрены специальные правила.
Если специальных правил не предусмотрено, заявление на выдачу трудовой книжки составляется по общим правилам:
Стоит отметить, что заявление не должно содержать ни одной ошибки. Допускается как написание от руки, так и распечатывание на компьютере.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки представлен ниже:
Расписка о получении трудовой книжки на руки так же, как и заявление, не имеет законодательно утвержденной формы. Однако в ней обязательно должна быть указана следующая информация:
Образец расписки в получении трудовой книжки представлен ниже:
Оригинал книжки о труде может потребоваться для предоставления в Пенсионный Фонд, для оформления пенсии по возрасту. Сроки пользования оригиналом ограничены. У сотрудника есть только три дня, чтобы ей воспользоваться. После этого ее нужно незамедлительно возвратить нанимателю. Оснований для продления этого срока законодательство не предусматривает.
Также есть и другие случаи, когда может понадобиться книжка о труде:
Однако в данных ситуациях наниматель выдает не оригинал книжки, а ее заверенную копию. Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой, а также о порядке её заверения, можно прочитать в .
Как показала практика, довольно часто встречаются недобросовестные сотрудники, которые не возвращают трудовые книжки.
Работодатель имеет право обратиться с иском в суд, предъявив расписку, а также и запись в учетном журнале. В такой ситуации наниматель без проблем выиграет суд, а недобросовестный сотрудник получит штраф и будет уволен.
Удерживать деньги из зарплаты из-за невозврата книжки наниматели имеют право только по решению суда. Сам работодатель не имеет права рассчитывать сумму удержаний.
Поэтому, если работник не желает возвращать книжку о труде, стоит незамедлительно обращаться в суд.
Когда человек уходит с работы, то он должен написать расписку о получении трудовой книжки при увольнении, желательно по образцу. Делается это затем, чтобы обезопасить предприятие, если бывший работник обратится к нему с претензиями.
Постановление правительства Российской Федерации №225 от 16 апреля 2003 года, утвердило, что бумаги служащих должны храниться в сейфе или отдельном кабинете, выделенном специально для этой цели.
Следить за выдачей должен кадровый сотрудник, который также отвечает за их сохранность.
Документ строгой отчетности, поэтому расписка в получении трудовой книжки на руки необходима.
Процедура оформления справки не сложная, а саму книжку можно забрать в течение трех дней с того времени как было подано заявление об уходе.
Порядок оформления:
После этого, если документ утерян, то человек не сможет предъявить претензии отделу кадров. А если работодатель не отдает трудовую книжку , поможет эта статья.
Бланк о получении должен быть написан не позже трех дней с того времени, как было подано заявление, позволяющее уволить человека.
Данную бумагу подписывает сотрудник кадрового отдела и сам увольняющийся.
Кадровый работник не только следит за сохранностью бумаг, но и составляет, а также подписывает бланк справки о выдаче.
Несмотря на то, что оформление бланка о получении трудовой книжки при увольнении предусмотрено законом, одной формы у нее нет, существует только основной список пунктов, которые должны быть в свидетельстве.
Обязательные пункты, которые должны быть указаны в расписке при увольнении:
После подписывания в журнале и оформления расписки человек лично несет ответственность за сохранность.
Образец расписки в получении рабочих документов на руки при увольнении.
К справке о выдаче должны прилагаться заверенные копии каждого листа из трудовой книжки, на случай, если человек потеряет ее. Каждый листок заверяют печатью предприятия или фирмы, откуда уволился подчиненный. Такие копии можно предоставить новому работодателю в качестве информации о прошлом труде нового работника.
Важно! Расписка должна быть составлена разборчивым почерком, без ошибок и исправлений. В противном случае к документу, составленному с ошибками могут возникнуть вопросы.
Чаще всего составление таких справок происходит от руки, но есть случаи, когда предприятие составляет единый бланк, а кадровый отдел просто вносит в него нужные данные.
Если человек по какой-то причине не может явиться в срок в кадровый отдел и поставить подпись, к примеру, по причине болезни, то работодатель должен отправить ему уведомление в письменном виде почтой. Забрав его, бывший сотрудник может либо сам явиться на место работы, либо составить доверенность на высылку почтой. Руководство при этом не будет нести ответственность за качество и сроки доставки документа Почтой России. Ознакомьтесь с подробной статьей на эту тему.
Важно! Дать согласие на пересылку своих важных бумаг почтой может только уволившийся человек, начальник не имеет права делать этого без его согласия (по статье № 84.1 Трудового кодекса РФ).
Получается, что работодатель не несет ответственности после того, как направит бывшему работнику уведомление о том, чтобы он пришел и заполнил бланк, а также поставил подпись о том, что документ теперь у него. При этом не важно, получил человек уведомление, или нет.
Со дня, когда работодатель отправил сообщение, человек может прийти в любое время (через неделю, месяц или год), забрать книжку и поставить подпись. Рекомендуется с этим не затягивать, ведь компания может обанкротиться, либо закрыться по другой причине, и потом нужные бумаги и ответственных за них людей будет сложно отыскать.
Получение документов за родственника.
Если человек умер, то получить все рабочие бумаги должен его ближайший родственник – родители, жена или дети. Иногда им нужно не только ставить подпись, но и заполнять бланк справки о выданном документе.