Счет на оплату унифицированная форма. В число возможных ошибок входят. Простейшая форма счета и ее недостатки

Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.

Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных ; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы - в следующих абзацах.

Как выставить счёт на оплату?

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и , оформляется одним из контрагентов, в данном случае - продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

1. Лично или через доверенное лицо . Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
2. Курьером . Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников - конечно, если они заслуживают доверия.
3. По почте . Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России - обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
4. В электронном виде - на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Важно : поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем ; главное - вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление , создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

1. Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
2. Далее - полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
3. В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
4. В следующем блоке - сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо - фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия - как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
5. В основной сводной таблице нужно привести:
   • в первой графе - номер каждой позиции по порядку;
   • во второй - наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
   • в третьей - количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
   • в четвёртой - наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
   • в пятой - цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
   • в шестой - окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
6. Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
   • итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
   • размер налога на добавленную стоимость (НДС);
   • сумму к оплате.
7. Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
   • сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
   • уточняющие сведения и примечания;
   • сроки перечисления денежных средств - за каждую позицию отдельно или за все вместе.
8. В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
9. Под подписями - печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
10. В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет : чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Счёт на оплату - бланк (скачать бесплатно Excel)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.

Счёт на оплату - бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.

Подводим итоги

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.

В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом - или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

• предмет сделки;
• количество единиц;
• цена за единицу;
• общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

• название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
• юридический или фактический адрес отправителя счета;
• (для ИП) и и (для ООО);
• предмет договора (товар, услуги, работы);
• количественное выражение предмета;
• цена за единицу предмета;
• общая сумма сделки;
• валюта сделки (рубли);
• реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
• подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

• номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
• дата создания документа;
• наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
• наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
• сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
• ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
• срок оплаты;
• подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия:

Это документ для осуществления платежей. Он может также являться предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Как правило, счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда может быть самостоятельным документом.

Случаи, когда он обязателен:

• отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
• когда выставление прописано в договоре.

Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.

Кто оформляет

Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер. Далее он передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью.

Если же при оформлении допущены какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а формировать заново.

Бланк счета на оплату

Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организация может разработать собственный образец, счет договора на поставку товара, например. Самый же простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.

Можно ли оформить без договора

Можно, но в этом случае он должен содержать все условия, которые должны быть в соглашении. К ним относится:

• порядок и сроки расчетов;
• наименование и количество товара/услуг.

В этом случае он является офертой и имеет юридическую силу.

Счет-оферта

Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашаются и оплачивает, или отказывается. Отказ желательно делать в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.

Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:

• адресат,
• существенные условия соглашения;
• намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.

Для того, чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Разберем, какие бывают оферты:

1. Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
2. Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые могут проявить интерес к товару или услуге.
3. Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
4. Публичная — предложение, которое делается публично.

Образец счет-оферты

Счет-договор

Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.

Основные моменты:

1. Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
2. Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.

Образец договор-счета

В качестве примера приведем образец счет-договора на оказание услуг.

Обязательные реквизиты

Необходимо указать:

• наименование и реквизиты организации-составителя;
• наименование документа (название очевидно);
• его номер;
• дата составления;
• поставщик,
• получатель,
• перечень товаров, работ или услуг и стоимость;
• НДС (ставка и сумма) либо сведения, почему не облагается НДС.

Инструкция по заполнению

Шаг 1. Укажите реквизиты организации-поставщика (наименование, юридический и фактический адрес, контакты, прочие сведения).

Шаг 2. Заполните раздел о получателе. Укажите ИНН, КПП и банковские реквизиты.

Шаг 3. Впишите номер и дату документа.

Шаг 4. Укажите рек реквизиты организации-получателя.

Шаг 5. Уточните обязательство (договор, дополнительное соглашение и пр.), на основании которого выставляется.

Шаг 6. Заполните таблицу с информацией о товарах, работах или услугах, которые приобретаются.

Указываются количество, объем, мера измерения, стоимость единицы товара и конечная сумма.

Помните, что требуется обязательно выделить часть НДС. Представлять данные об НДС необходимо, даже если операция по реализации не облагается налогом.

Шаг 7. Приведите наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

Можно поставить печать, но помните, что она не является обязательным реквизитом, если такое условие не содержится в уставе организации.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Обязательный реквизит	Пример формулировки
Порядковый номер счета и дата его выставления	Счет на оплату №666 от 13.12.2019 г.
Название фирмы продавца и покупателя с уточнением правовой формы	Поставщик: ИП Козликов Михаил Иванович Покупатель: ООО «Красный восток»
Полный юридический адрес покупателя и продавца (для ИП тот адрес, по которому осуществляется деятельность)	г. Москва, ул. Селезнева, дом №188 г. Москва, ул. Шевелева, дом №13
ИНН ИП и ИНН, КПП организации	ИНН 6575849475657 ИНН 757564748575757, КПП 5674775757
Банковские реквизиты	Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6575767, счет №4547738378, р/с №57585998686
Предмет сделки (полное наименование товара, услуги, актива)	Товар: Шпик свиной хребтовой
Количество (для объектов, которые можно посчитать)	Кол-во: 40 кг
Цена за единицу и сумма	Цена: 200 рублей Сумма: 8000 рублей
Общая сумма прописью	Всего наименований 1, на сумму восемь тысяч рублей 00 копеек
Подписи	ИП подписывает бумагу лично, от организации требуется 2 подписи: руководителя, главного бухгалтера

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

• полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
• дату выставления и порядковый номер;
• информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

• — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
• если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
• полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
• для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
• порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
• предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
• количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
• цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
• валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
• наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!

Видео — как выставить счет на оплату в 1С: